De gemeente biedt de mogelijkheid om de administratie door haar te laten uitvoeren. Dit is geen verplichting. Alleen wanneer er sprake is van een exploitatietekort en het bestuur doet aanspraak op een subsidie op grond van hoofdstuk 4 van deze regeling, wordt bij een toekenning dit verplicht gesteld.
In lid 3 zijn de voorwaarden, die aan het bestuur worden gesteld, vastgelegd. Dit is noodzakelijk om de uitvoering van de administratie goed te laten verlopen.
T.a.v. kasboek:
In het kasboek worden door de beheerder de dagelijkse ontvangsten en uitgaven vermeld. Van alle uitgaven dienen rekeningen, bonnen of kwitanties te zijn met eventueel vermelding van de btw. Op de kwitanties van uitgaven dient duidelijk de naam van de ontvanger te staan en dient vervolgens ondertekend te worden door de beheerder en ontvanger. Het bestuur controleert op de laatste dag van de maand het kasboek over die maand en het berekende saldo met de werkelijk aanwezige geldmiddelen.
T.a.v. voorraadopname/omzetcontrole
Door het bestuur dient maandelijks de voorraad- cq omzetcontrolelijst opgemaakt te worden.
Gecontroleerd dient te worden of de werkelijke ontvangsten overeenstemmen met de theoretische omzet. Voor gratis verstrekte consumpties en consumpties verstrekt tegen afwijkende prijzen (kortingen), dienen aparte, voor akkoord getekende rekeningen cq overzichten aanwezig te zijn.
De berekening omzetcontrole is als volgt:
Beginvoorraad plus inkopen minus eindvoorraad = verbruik; en vervolgens verbruik maal vaste verrekenhoeveelheid (b.v. aantal glazen per fust) maal verkoopprijs = theoretische omzet.
Onder lid 4 staat vermeld wat het bestuur van een gemeenschapshuis van de administratieve ondersteuning mag verwachten om zelf de rekeningen en lonen op tijd te kunnen betalen. De administratie kan deze werkzaamheden uitsluitend goed uitvoeren, indien zij tijdig en volledig de onder lid 3 vermelde gegevens hebben ontvangen. Eventuele (financiële) gevolgen als gevolg van het niet tijdig of niet volledig overleggen van gegevens zijn daarom uiteraard voor rekening van het bestuur van het gemeenschapshuis/buurthuis.
HOOFDSTUK 5:
Artikel 15: