De secretaris houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, tweede lid, waarin per verzoek om bijstand aan de ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;
de reden waarom een verzoek is geweigerd.
Indien door de omvang in aantal en grootte van de verzoeken om ambtelijke bijstand een onevenredig beslag wordt gelegd op de ambtelijke organisatie, treedt de secretaris in overleg met de griffier.