De subsidies worden één keer per kalenderjaar aangevraagd. De aanvraag heeft betrekking op alle uitgebrachte VOG’s in het lopende kalenderjaar vanaf 1 januari. De uiterste datum voor het aanvragen van subsidie is 1 december van het betreffende kalenderjaar. Bij de aanvraag wordt vermeld voor hoeveel vrijwilligers de kosten voor een VOG subsidie wordt aangevraagd. De subsidie kan aangevraagd worden voor zowel de vrijwilligers die al werkzaam zijn voor de vrijwilligersorganisatie als voor nieuwe vrijwilligers.