De gemeente zal voor onderhandse opdrachten de selectie van ondernemer(s) objectiveren volgens de Aanbestedingswet 2012. Een belangrijk onderdeel van het uitnodigingsbeleid kan de leveranciersevaluatie zijn.
Leveranciersevaluatie is een onderdeel van de uitvoering van het contractmanagement. De prestaties van gecontracteerde ondernemers worden periodiek geëvalueerd. Een frequentie en moment worden bepaald door de aard van de opdracht (looptijd van het contract, financiële risico’s, is er sprake van een project, etc.). De methode van beoordeling is objectief en transparant. De informatie uit de leveranciersevaluaties wordt gebruikt voor besluitvorming betreffende contractverlenging en mogelijke uitnodigingen in nieuwe aanbestedingen. Slecht presteren kan leiden tot (tijdelijke) uitsluiting van één of meer ondernemers bij onderhandse aanbestedingen.
Specifiek voor de gemeente geldt:
De volgende onderhandse aanbestedingen worden onderscheiden:
De enkelvoudig onderhandse aanbesteding houdt in dat één ondernemer wordt gevraagd een inschrijving te doen. De wijze van selecteren van ondernemers is beschreven onder Lokale economie;
de meervoudig onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van minimaal drie en maximaal vijf ondernemers tot inschrijving worden uitgenodigd.
Indien de gemeente overgaat tot een meervoudig onderhandse aanbesteding dan selecteert de gemeente de uit te nodigen ondernemers, indien mogelijk, op basis van onderstaande criteria:
De selectie verloopt op basis van hetgeen is opgenomen onder Lokale economie waarbij:
De uit te nodigen ondernemers (aantoonbaar) een goede prestatie dienen te hebben geleverd in de sector;
Een ondernemer die in de afgelopen 3 jaar (aantoonbaar) een slechte prestatie heeft geleverd voor de gemeente wordt niet uitgenodigd;
Bij repeterende opdrachten wordt de huidige opdrachtnemer, dan wel de ondernemer die als laatste de opdracht heeft uitgevoerd, uitgenodigd, met in achtneming van bovengenoemde bepalingen in deze opsomming;
Wanneer voor een dienst, levering of werk meerdere gegadigden zijn draagt de gemeente zorg voor roulatie. Hierbij heeft de gemeente oog voor ondernemers welke niet recentelijk (het afgelopen jaar/jaren) zijn uitgenodigd.
Het evalueren van de uitgevoerde opdracht maakt onderdeel uit van het inkoopproces. Op basis van deze informatie bepaalt de gemeente of zij de huidige opdrachtnemer opnieuw uitnodigt om een inschrijving te doen.
Drempelbedragen
De gemeente verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor werken, leveringen en diensten de aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in onderstaande tabel.
Werken
> € 5.225.0004Deze (Europese) drempelbedragen worden iedere twee jaar door de Europese Commissie bijgesteld.
Europese aanbestedingsprocedure
< € 5.225.000 > € 150.000
Bepalen inkoopprocedure aan de hand van de ‘Criteria voor bepalen inkoop-procedure’
< € 150.000
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging of indien proportioneel meervoudigonderhands
Leveringen en Diensten
> € 209.0004
Europese aanbestedingsprocedure
< € 209.000 > € 50.000.
Bepalen inkoopprocedure aan de hand van de ‘Criteria voor bepalen inkoop-procedure’
< € 50.000
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging of indien proportioneel meervoudig onderhands
Criteria voor bepalen inkoopprocedure
Indien de opdrachtwaarde voor een werk tussen de € 150.000,- en de Europese drempel ligt en voor een levering of dienst tussen de € 50.000,- en de Europese drempel wordt de inkoopprocedure bepaald aan de hand van de volgende onderzoekscriteria (op basis van de Gids Proportionaliteit):
omvang van de opdracht (zie figuur 1 & 2, waarbij groen in principe proportioneel wordt geacht);
transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;
aantal potentiële inschrijvers;
gewenst eindresultaat;
complexiteit van de opdracht;
type van de opdracht en het karakter van de markt.
De uitwerking van deze criteria met uiteindelijk de keuze van de geschikte aanbestedingsprocedure maakt onderdeel uit van de inkoopstrategie en wordt opgenomen in het aanbestedingsdossier. Een verdere toelichting op de criteria en de toepassing daarvan staat in het inkoophandboek.
Figuur 1
Figuur 2
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.4
Uitnodigingsbeleid en leveranciersevaluatie (past performance)
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Olst-Wijhe 2017