Het inkoopproces bestaat in algemene zin uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Fase 1: Voortraject
bepalen van inkoopbehoefte
bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)
raming en bepalen van het financiële budget
keuze procedure
afhankelijk van de productgroep, kan een inkoopstrategie geformuleerd worden.
bezien of het inzetten van de kennis en ervaring van inkoopadviseur/coördinator van belang is.
bezien of Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de orde is
maken van een planning
aanleggen en bijhouden van een aanbestedingsdossier
Fase 2: Specificeren
opstellen van eisen en wensen
omschrijven van de opdracht
opstellen offerteaanvraag
Fase 3: Selecteren
eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers
bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website of Tenderned
offertes evalueren
nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
gunning aan winnende ondernemer
informeren afgewezen ondernemers
Fase 4: Contracteren
tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant
registreren getekende overeenkomst
Fase 5: Bestellen
uitvoeren van de opdracht
eventueel met het doen van bestellingen
Fase 6: Bewaken
bewaken termijnen
controleren nakoming afgesproken prestaties
tijdige betaling facturen
Fase 7: Nazorg
beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
evalueren overeenkomst met contractant
Fase 8: Rapporteren
inkoopadviseur/coördinator/regiefunctionaris verstrekt managementinformatie inzake de inkoopfunctie, gemeentebreed.
Specifiek voor de gemeente:
Inkoopstrategie
Bij iedere inkoop vanaf € 50.000,- voor leveringen en diensten en € 150.000,- voor werken dient de budgethouder een inkoopstrategie op te stellen en te bespreken met de inkoopadviesfunctie. De inkoopstrategie dient te worden gevoegd bij het aanbestedingsdossier.
In de situatie dat de inkoopadviesfunctie en de budgethouder geen overeenstemming kunnen bereiken over de inkoopstrategie, wordt de door de budgethouder opgestelde inkoopstrategie gezamenlijk met het afwijkende advies van de inkoopadviesfunctie ter besluitvorming aan de gemeentesecretaris in samenspraak met de (inhoudelijk) portefeuillehouder voorgelegd. In het geval er sprake is van afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt tevens de bepaling onder artikel 3.7. In de inkooptoolkit is een format voor een inkoopstrategie beschikbaar. In de inkoopstrategie worden alle overwegingen zoals opgenomen in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid nader uitgewerkt (onder andere ten aanzien van de beleidsdoelstellingen).
De gemeente kiest bij het bepalen van de economisch meest voordelige inschrijving bij Europese en nationale aanbestedingen en bij alle aanbestedingen van werken in principe voor de ondernemer met de beste prijs-kwaliteit verhouding. Wanneer gekozen wordt voor een aanbesteding in concurrentie op basis van laagste prijs (of op basis van total cost of ownership) wordt dit toegelicht in een inkoopstrategie en de offerteaanvraag. Bij opdrachten waarvoor geen inkoopstrategie verplicht is, dient de keuze voor het betreffende gunningcriterium te blijken uit de offerteaanvraag.
Informeren management en bestuur
Overlegvormen
Budgethouders/projectleiders stemmen individuele aanbestedingen af met de inhoudelijk portefeuillehouder.
Budgethouders/projectleiders leggen naar aanleiding van individuele aanbestedingen per aanbesteding een inkoopstrategiedocument voor aan de inkoopadviesfunctie.
Periodiek vindt afstemming plaats tussen teammanager Bedrijfsvoering en de inkoopadviesfunctie.
Periodiek (minimaal halfjaarlijks) vindt overleg plaats tussen portefeuillehouder inkoop, teammanager Bedrijfsvoering en de inkoopadviesfunctie.
Periodiek vindt overleg plaats in de regiogroep DOWR over de inkoopadviesfunctie (DOWR).
Rapportage op basis van KPI’s
Rapportage op basis van onder andere de realisatie van de beleidsdoelstellingen vindt plaats in aansluiting op de P&C cyclus van de gemeente. Een nadere toelichting over de inhoud van deze rapportages is te vinden in de DOWR-inkooptoolkit.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1
Inkoopproces
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Olst-Wijhe 2017