In algemene zin zijn de rollen zoals hieronder uiteengezet.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de ambtelijke organisatie
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
De uitvoering zal zoveel mogelijk in handboeken, standaardformulieren en overige hulpmiddelen worden uitgewerkt.
Rol van de budgethouders
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkopende budgethouder zijn:
verantwoordelijk voor naleving van het inkoopbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures;
verantwoordelijk voor het volledige inkoopproces van raming tot en met contractmanagement;
het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier;
het plaatsen van bestellingen / het handhaven van gemaakte afspraken in het contract;
het mede opstellen en realiseren van inkoopacties.
Rol van de inkoopadviesfunctie
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
het adviseren van budgethouders, directie en college over inkopen en aanbesteden;
verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van het inkoopbeleid;
kennisontwikkeling inkoop en aanbesteden budgethouders;
het verbeteren en professionaliseren van de inkoopfunctie;
het opstellen van een gemeentelijk inkoopactieplan en rapporteren over voortgang en resultaat;
regelmatig onderhouden van het ‘handboek inkoop’ en/of ‘inkoop intranet site’ van de gemeente met de richtlijnen, procedures en werkmethoden;
inkoopcoördinatie tussen de afdelingen, gemeentebreed of gemeenteoverstijgend (onder andere door deelname aan het inkoop platform);
eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden.
Specifiek voor de gemeente:
Een van de rollen van de budgethouder, naast de eerder beschreven rollen, is het actief zoeken naar samenwerkingsmogelijkheden en daar waar mogelijk doelmatig opdrachten te bundelen (met inachtneming van wet- en regelgeving en de gemeente-specifieke bepalingen onder 5.5) om schaalvoordelen te benutten en beheerslasten te verlagen.
Budgethouders zijn integraal verantwoordelijk van inkoop tot bestelling tot evaluatie. Dossiervorming valt hier tevens onder. Inkoopdossiers en contracten worden vastgelegd in de E-Suite van de gemeente.
Ten behoeve van de inkoopadviesfunctie hebben de DOWR-gemeenten een gezamenlijke werkorganisatie opgericht. Dit houdt in dat de gemeenten ten aanzien van inkoopadvies worden ondersteund door inkoopadviseurs die werkzaam zijn voor alle drie de gemeenten. Bij ieder aanbestedingstraject worden de mogelijkheden onderzocht om samen te werken dan wel kennis uit te wisselen. Om hier structuur in aan te brengen wordt jaarlijks van alle potentieel gezamenlijke aanbestedingsprojecten door de inkoopadviesfunctie een inkoopkalender gemaakt (dit is voor de gemeente het inkoopactieplan).
De inkoopadviesfunctie opereert als een centraal aanspreekpunt en vraagbaak op het gebied van inkoop en aanbesteden voor de gehele gemeente. Daarnaast heeft de inkoopadviesfunctie een begeleidende, adviserende, signalerende en controlerende rol. Signalen inzake niet-naleving van een of meerdere bepalingen in het inkoopbeleid of het niet opvolgen van inkoopadvies worden afgegeven aan de betreffende teamleider of gemeentesecretaris.
Specifiek voor de gemeente:
Voorts draagt de inkoopadviesfunctie zorg voor het periodiek opleveren van de volgende producten:
evaluatie inkoopbeleid
DOWR-inkooptoolkit (intern)
aanbestedingskalender (intern)
spendanalyse (intern)
managementinformatie KPI’s op basis van input uit de lijn (intern)
Een nadere detaillering van taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen het interne inkoopproces is te vinden in het DOWR-inkooptoolkit.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.3
Verantwoordelijken
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Olst-Wijhe 2017