Ondanks dat de situatie zich in de praktijk wellicht zelden tot nooit voor zal doen, kan het gebeuren dat meerdere aanvragen voor het houden van een evenement worden ingediend voor dezelfde locatie, datum en tijd. In dat geval is er sprake van samenlopende aanvragen. Dat wil niet direct zeggen dat de aangevraagde evenementen niet gelijktijdig plaats kunnen vinden. Dat is pas het geval als evenementen elkaar negatief beïnvloeden. Bijvoorbeeld wanneer objecten op dezelfde plaats gepland zijn, evenementen thematisch niet bij elkaar passen of wanneer de geluidsniveaus / muziekstijlen elkaar beïnvloeden. In dat geval is er sprake van concurrerende aanvragen. In een voorkomend geval zijn daarover spelregels opgenomen in dit evenementenbeleid.
Bij samenlopende aanvragen dient de burgemeester te besluiten of de desbetreffende evenementen vergund kunnen worden. Is dat het geval, dan kunnen zij alle(n) in hun geplande vorm doorgaan.
In situaties waarin vergunningaanvragen worden gedaan voor samenlopende evenementen die potentieel concurrerend zijn, worden de organisatoren op initiatief van de burgemeester bij elkaar gebracht om te onderzoeken of er samengewerkt, geschoven of anderszins een oplossing gevonden kan worden. Blijkt het niet mogelijk te zijn om tot afstemming tussen partijen te komen, dan zal de burgemeester moeten besluiten welk evenement voorrang krijgt. De burgemeester toetst de aanvragen van samenlopende evenementen aan de hand van de onderstaande stappen, waarbij na elke stap aanvragen kunnen afvallen:
a). Niet concurrerend
Als samenlopende evenementen niet met elkaar concurreren, of zodanig ingericht kunnen worden dat er geen conflict zal optreden, kunnen deze evenementen elk vergund worden, mits er geen sprake is van een weigeringsgrond o.g.v. artikel 1.8 APV. Dit ter beoordeling aan de burgemeester. Daarbij wordt ook het oordeel van de hulpdiensten en andere gemeentelijke afdelingen wordt betrokken.
b). Vooraankondiging/evenementenkalender
Organisatoren van evenementen krijgen de mogelijkheid uiterlijk 1 november van het jaar voorafgaand aan die evenementen een vooraankondiging te doen. Het doel van de vooraankondiging is in een vroegtijdig stadium inzicht te hebben in het aantal te organiseren evenementen verdeeld over de gemeente en mogelijke knelpunten te kunnen signaleren. Met de vooraankondiging wordt tevens de evenementenkalender gevuld. Op basis van een vooraankondiging wordt niet automatisch een vergunning verleend. De uiteindelijke vergunningverlening is leidend. Bij concurrerende aanvragen wordt voor evenementen waarvoor geen vooraankondiging is gedaan, geen vergunning verleend. Wel kan worden onderzocht of er mogelijkheden zijn tot samenwerking met een aanvrager die wel een vooraankondiging heeft gedaan.
c). Samenwerken
Aanvragers van concurrerende evenementen worden op initiatief van de burgemeester bij elkaar gebracht om te onderzoeken of er samengewerkt, geschoven of anderszins een oplossing gevonden kan worden. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 8 weken voordat het beoogde evenement plaats moet vinden, dienen partijen schriftelijk bij de burgemeester aan te geven of samenwerken mogelijk is en zo ja, op welke wijze. De ingediende aanvragen dienen vervolgens te worden ingetrokken en vervangen door één gezamenlijke aanvraag, tenzij één van de aanvragen waarvoor vergunning wordt gevraagd, aangepast wordt. Indien samenwerken niet mogelijk blijkt te zijn, wordt verder gegaan met stap d.
d). Aanvragen toetsen aan het thema
Een terugblik op de evenementenkalenders van afgelopen jaren leert dat sommige dagen/periodes een eigen thema kennen. Bijvoorbeeld Koningsdag, kermis, Sinterklaas, Kerst etc. Bij concurrerende aanvragen zal een evenement passend in het thema voorrang krijgen boven een andere aanvraag die niet binnen het thema past. De burgemeester toetst hierbij ook welke aanvraag het meest tegemoet komt aan het algemeen belang en het grootste draagvlak heeft in de omgeving van het evenement.
e). Loten
Wanneer bovenstaande stappen er in resulteren dat er nog steeds concurrerende, maar ieder op zich vergunbare aanvragen zijn, dan wordt er door of namens de burgemeester via loting, in aanwezigheid van partijen, een keuze gemaakt tussen de resterende aanvragen.
De aanvrager die na bovenstaande procedure is overgebleven, kan er vanuit gaan dat het verdere vergunningstraject er op gericht is de vergunning daadwerkelijk te verlenen, al kan daar géén garantie voor worden gegeven.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.9
Samenloop van aanvragen op dezelfde locatie
Onderdeel van Evenementenbeleid gemeente Drechterland 2018