**1..** Een aanvraag kan eenmaal per kalenderjaar, uiterlijk 31 december van het jaar waarin de aanvraag gedaan wordt, worden ingediend middels een door het college vastgesteld formulier. Wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan, wordt de aanvraag toegekend.
**2..** Na toekenning van de aanvraag wordt de financiële vergoeding aan aanvrager overgemaakt.
**3..** De uitgaven van de financiële vergoedingen worden steekproefsgewijs door het college gecontroleerd. Het college stelt nadere regels voor de controle op.
**4..** Het college vordert (een gedeelte van) de toegekende en verstrekte vergoeding terug als na controle blijkt dat de vergoeding onvoldoende is gebruikt voor het doel waarvoor het Declaratiefonds is bedoeld. Het college kan op grond van bijzondere omstandigheden van terugvordering afzien.
**5..** Het college kan het op grond van lid 4 terug te vorderen bedrag verrekenen met de in een volgend jaar toegekende vergoeding.
**6..** De verantwoording van het declaratiefonds aangevraagd in een bepaald jaar loopt door tot en met 31 december van het daarop volgende jaar.