De ambtelijk secretaris plant voorafgaand aan een nieuw kalenderjaar 10 vergaderingen in. De adviesraad vergadert zoveel meer of minder als de voorzitter of tenminste een meerderheid van de leden het nodig acht.
Voorafgaand aan een vergadering vindt een vooroverleg plaats tussen de portefeuillehouder en/of een manager en/of een door hem aangewezen ambtenaar, de ambtelijk secretaris en de voorzitter en/of secretaris en/of penningmeester van de adviesraad. Hierin wordt de agenda van de vergadering besproken.
Tot veertien dagenvoor de vergadering kunnen de leden punten, die tot de adviesbevoegdheid van de adviesraad behoren, voor de agenda aanleveren bij de voorzitter, in afschrift aan de ambtelijk secretaris.
De voorzitter beslist over de agenda.
De ambtelijk secretaris zorgt ervoor dat de uitnodiging, agenda en vergaderstukken uiterlijk tien dagen voor de vergadering aan de leden worden toegezonden. In spoedeisende gevallen kan, met opgave van reden, deze termijn worden bekort. De ambtelijk secretaris zorgt ervoor dat de stukken voor alle inwoners ter inzage worden gelegd, tenzij de stukken vertrouwelijk zijn.
De vergadering wordt op de in de gemeente gebruikelijke wijze algemeen kenbaar gemaakt. Hierbij wordt vermeld:
datum, tijd en plaats van de vergadering, alsmede de agendapunten;
de wijze waarop en de plaats waar alle inwoners de agenda en de daarbij behorende stukken kunnen inzien;
de mogelijkheid om in te spreken.
De adviesraad vergadert alleen als tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. Wanneer het vereiste aantal leden niet aanwezig is, organiseert de ambtelijk secretaris in overleg met de voorzitter zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering en stelt de leden daarvanop de hoogte. In deze laatstgenoemde vergadering kunnen besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden.
Besluiten van de adviesraad worden genomen bij meerderheid van stemmen. Alle leden zijn stemgerechtigd. Indien de stemmen staken, dan is het besluit niet genomen.
De stemming over personen geschiedt schriftelijk. Alle overige stemmingen geschieden mondeling tenzij één van de leden een schriftelijke stemming wenst.
De vergaderingen van de adviesraad zijn openbaar. Er wordt alleen besloten vergaderd wanneer er sprake is van beraadslaging over personen, of zaken die redelijkerwijs kunnen leiden tot beschadiging van personen of de gemeente (bijv. bij behandeling van niet openbare stukken waarover het college advies vraagt) of over huishoudelijke zaken.
De aanwezigen die als toehoorder de openbare vergadering bijwonen kunnen op hun verzoek door de voorzitter in de gelegenheid worden gesteld om in te spreken.
De adviesraad kan het college en ambtenaren uitnodigen in een vergadering.
De adviesraad kan externen uitnodigen om in een vergadering toelichting of advies te geven.
De ambtelijk secretaris stelt een verslag van de vergadering op dat voldoende inzicht biedt in de argumentatie die tot de besluiten heeft geleid. De ambtelijk secretaris stuurt een concept hiervan gelijktijdig met de uitnodiging van de volgende vergadering aan de leden. Na vaststelling van het verslag door de adviesraad wordt het verslag op de website geplaatst.
Artikel 9:
Vergaderingen en besluitvorming
Onderdeel van Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Renkum