Afdeling overstijgende (informatie)systemen binnen de gemeente worden onder de verantwoordelijkheid van de uitvoeringsorganisatie GRIT gefaciliteerd en onderhouden. Deze systemen, die door meer dan één gemeentelijk organisatieonderdeel worden gebruikt, bevatten gegevens die door meerdere organisatieonderdelen worden vastgelegd. Voor ieder afdeling overstijgend (informatie)systeem heeft de directie / het management het primaat dit te mandateren aan een organisatieonderdeel dat daarmee verantwoordelijk wordt voor de gehele gegevensverzameling of het (informatie)systeem.
De procesverantwoordelijke van een afdeling overstijgend (informatie)systeem draagt er zorg voor dat bij het gebruik ervan de wettelijke eisen en de gemeentelijke voorschriften worden nageleefd en dat de verantwoordelijkheden voor beveiliging voor alle betrokken partijen duidelijk omschreven zijn.
De gemandateerd eigenaar maakt schriftelijk afspraken met het gemeentelijke organisatieonderdeel of de externe organisatie dat van het afdeling overstijgend (informatie)systeem gebruik maakt (de gebruikende partij).
Minimaal worden in deze afspraken vastgelegd:
Voorwaarden voor het toegestane gebruik van het afdeling overstijgend (informatie)systeem;
De verantwoordelijkheden van de gebruikende partij binnen zijn organisatieonderdeel voor de gegevens uit het afdeling overstijgend (informatie)systeem;
Voorwaarden met betrekking tot de bescherming van het verwerken van persoonsgegevens;
Voorwaarden die de gebruikende partij verplichten voorzieningen te treffen voor een passend niveau van informatieveiligheid;
Procedure(s) betreffende autorisatie van medewerkers;
Procedure(s) betreffende toezicht op de naleving van de afspraken en oplossing van eventuele geschillen;
Het recht op inzage in de resultaten van de externe audits en zelfevaluaties bij de gebruikende partij waaruit blijkt in welke mate deze aan het gemeentelijk informatieveiligheidsbeleid voldoet.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.5
Verantwoordelijkheden afdeling overstijgende (informatie)systemen
Onderdeel van Strategisch gemeentebreed informatieveiligheidsbeleid