Als het college de raad kennis wil laten nemen van bepaalde informatie (en in situaties waarin (nog) geen sprake is van een concreet voorstel) wordt daarvoor een brief van het college aan de raad gezonden. In deze brief duidt het college zoveel mogelijk de aanleiding voor de informatie en geeft het college aan ten behoeve van welke taak de raad de informatie ontvangt. Het betreft een brief van het college (vast te stellen in een collegevergadering) aan de raad waarbij bijvoorbeeld informatie wordt gegeven over de uitvoering van een door de raad aangenomen motie of vastgestelde nota of over een majeur probleem dat zich aandient, maar dat nog niet rijp is voor concrete besluitvorming.
Ook kan de brief zien op informatie over de uitvoering van aangenomen moties, mededelingen over de voorgang van de planning of informatie die is toegezegd in een raads-of commissievergadering. Het college informeert de raad met een brief die zelfstandig leesbaar moet zijn, bijlagen worden zoveel mogelijk vermeden. Als sprake is van informatie van enige omvang wordt een samenvatting verstrekt en wordt tevens aangegeven welke onderliggende stukken bestaan en waar deze te vinden zijn. De informatieve brief van het college kan voor de raad aanleiding zijn tot agendering in een commissievergadering en, indien dat gewenst wordt geacht, ook in een raadsvergadering. E-mailverkeer wordt beperkt tot vooraankondigingen en verwijzingen. Er volgt op een e-mail (of andere digitale communicatie vorm) altijd een raadsbrief.
Een vorm van passieve informatievoorziening is de beantwoording van schriftelijke (e-mail) vragen van raadsleden of toezeggingen n.a.v. commissievergaderingen. Verzoeken om (substantiële) inhoudelijke of procesmatige informatie geschieden via de griffie zodat de griffie overzicht heeft van alle uitgezette vragen en toeziet, namens de raad, op de beantwoording van vragen en wat er nog open staat.
Alle type informatiestromen vanuit het college of een wethouder richting de raad worden geregistreerd via Collegewerk.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2
Brief aan de raad
Onderdeel van Invulling actieve informatieplicht college 2018