De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Hij draagt – samen met het managementteam- zorg voor een integrale en kwalitatief goede voorbereiding van collegebesluiten.
Voorstellen worden – voor ze worden voorgelegd aan het college – besproken met de betreffende portefeuillehouder.
Doorgaans vindt wekelijks een overleg plaats tussen portefeuillehouder en het verantwoordelijke afdelingshoofd. Hierin komt ten minste aan de orde de planning van voorbereiding en uitvoering van collegebesluiten (op basis van de afdelingsplannen), de voorstellen die worden aangeleverd voor de eerstvolgende collegevergadering en de voorstellen die op de agenda staan van de collegevergadering van de volgende dag.
Waar sprake is van onderwerpen of ontwikkelingen die meerdere portefeuilles raken wordt zoveel mogelijk gekozen voor een projectstructuur. Alle betrokken portefeuillehouders worden daarover gesondeerd voor het collegebesluit een verantwoordelijke projectwethouder aan te wijzen. Per project wordt een heldere projectbeschrijving vastgesteld. In de projectbeschrijving wordt aangegeven welk collegelid eerstverantwoordelijke is en tevens over de wijze en de momenten waarop hij afstemming pleegt met andere betrokken portefeuillehouders. Bij het afronden van projecten wordt door de betrokken projectwethouder verantwoording afgelegd aan het college.
In voorstellen aan het college inzake het opstarten van projecten wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan een heldere opdrachtformulering en het bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap.
Artikel 5
Ambtelijke ondersteuning
Onderdeel van Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Heumen 2018