1. Deze beheerregeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1-1-2018.
2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen 2018.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen 5 juni 2018,
Rein Munniksma Henk Mulder
Burgemeester, Gemeentesecretaris,
Toelichting
Algemeen
In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager)
gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de
Archiefverordening van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die de
Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen
én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht
(hierna: Awb) en de Gemeentewet.
Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening
beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan
en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden
die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de
gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting
behoeven.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling
herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de
begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een
specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid
(verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel
daarvan).
Artikel 2. Reikwijdte
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op
blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden
getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze
bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden,
ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Taken beheerder
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden
van burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke
organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn
vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat
daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de
vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van
archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van
het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch Informatie Overleg
Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de
informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent
vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is
een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het
Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na
machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot
vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is
geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7,
tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is
vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt
verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is
na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden
genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze
selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en
onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op
bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
Het SIO kan de verantwoordelijke beheerder betrekken bij de advisering.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en
overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een
regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij
een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan,
een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid
wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de
bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans)
verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt
verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van
de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en
is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter
beschikking gesteld.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor
vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een
archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de
zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het
oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor
ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en
verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel
32, eerste lid, van de Archiefwet voor de gemeente Midden-Groningen de gemeentesecretaris. De
bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing
van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke
akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een
studieruimte en een online voorziening.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de
praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voeren met de beheerder van de archiefbewaarplaats
over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn
[twee]jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is
de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in
de gemeentelijke archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.
Hoofdstuk 3.
Artikel 8.
Inwerkingtreding en citeertitel
Onderdeel van Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen 2018