De gemeentesecretaris bereidt de agenda voor en stelt deze op. Hij zorgt ervoor dat de kwaliteit van de agenda en van de aangedragen adviezen en andere bijbehorende documenten voldoende is; dat betekent in ieder geval het volgende:
adviezen en andere stukken zijn compleet, integraal en behandelingsrijp;
de omvang en aard van de agenda(punten) is evenwichtig;
duidelijk is waarom een onderwerp nu op de agenda staat, met welk doel en wat van het college gevraagd wordt.
De agenda bevat in ieder geval de volgende onderwerpen:
besluitenlijsten van de vorige vergadering;
voorbereiding en terugblik raad/commissies;
beantwoording vragen raadsleden;
voortgang toezeggingen, moties raad/commissies;
onderwerpen van de bestuurlijke jaaragenda (indien gehanteerd);
voorbereiding en terugkoppeling verbonden partijen;
voorbereiding en terugkoppeling overleggen;
verslagen, kennisgevingen, ingekomen stukken;
uitnodigingen, (werk)bezoeken, representatie/PR;
communicatie en media;
rondvraag/mededelingen.
Op de bij de agenda horende documenten is zichtbaar:
of het informatie/beeldvorming (I), oriëntatie/discussie (D), of besluitvorming (B) betreft;
in geval van besluitvorming (B) of het een “hamerstuk” of “bespreekstuk” betreft;
hoe het advies luidt over openbaar, niet openbaar of nog niet openbaar met embargo.
De burgemeester kan onderwerpen aan de agenda toevoegen en kan bij geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.
Artikel 4
Wie stelt de agenda op en welke eisen gelden voor de agenda?
Onderdeel van Reglement van orde college Haaksbergen (8.44a)