Bij het formuleren van de kwaliteitseisen zijn de volgende afwegingen gemaakt.
Kleur is een bepalend element van een aanzienlijk deel van de te vervangen archiefbescheiden. Daarom wordt er in kleur gescand.
De gemeente heeft de behoefte (vanwege doorzoekbaarheid van de bescheiden) om OCR tekstherkenning toe te passen. Daarom is gekozen voor scanning in kleur op een minimale resolutie van 300 DPI en toepassing van OCR.
Vanwege het gegeven dat binnen hetzelfde scanprofiel te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden worden gedigitaliseerd, is gekozen voor alle archiefbescheiden uit te gaan van de hoogste kwaliteitseisen (afgeleid van de eisen voor vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden).