Archiefregeling, Artikel 26b
de kwaliteitsprocedures;
De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De procedure bestaat uit een combinatie van dagelijkse visuele controles, periodieke steekproefcontroles, een (jaarlijkse) interne audit, een (periodieke) audit door de toezichthouder of externe auditor en een wijzigingsprocedure.
De uitvoering van de kwaliteitsprocedures is belegd bij meerdere personen met gescheiden functies. Van de uitgevoerde steekproefcontroles en de jaarlijkse audits wordt verslag gedaan en voorgelegd. De criteria, frequentie, werkwijze en het gehanteerde normenkader worden voorafgaande aan de uitvoering bepaald.
Tijdens het vervangingsproces worden kwaliteitscontroles uitgevoerd waarbij de kwaliteit wordt gecontroleerd op:
Juistheid
Registratie van de juiste archiefbescheiden;
Registratie van de juiste gegevens;
Juistheid van de reproductie;
Juistheid van de kleurweergave;
Volledigheid
Controle op aantal en volgorde van de pagina’s, bijlagen en eventueel enveloppe;
Controle op volledigheid per pagina / document;
Controle van dubbelzijdige pagina’s;
Leesbaarheid
Controle op leesbaarheid van details;
Controle op rechtop leesbaar;
Terugvindbaarheid en samenhang
Controle op de metadata die aan het document zijn verbonden, inclusief de vertrouwelijkheid;
Controle op de samenhang met het werkproces;
Uitzonderingen
Controle op intrinsieke waarde.
Dagelijkse controle
De visuele controle is gebaseerd op het 4–ogen principe en functiescheiding. De Scanspecialist, de medewerker die verantwoordelijk is voor het maken van de scans, bewaakt de doorvoer tijdens het scannen en controleert daarna de scans door de papieren originelen te vergelijken met de scan.
De Registrator controleert of de scan voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Deze medewerker maakt daarbij gebruik van het papieren archiefstuk.
Een tweede Registrator controleert de volgende werkdag, aan de hand van de daglijst, de gemaakte registraties.
Geconstateerde gebreken worden hersteld en/of ontbrekende gegevens aangevuld. Naar gelang de aard van de fout(en) kan dit door de Registrator worden gedaan. Indien nodig wordt het document opnieuw gescand.
Jaarlijkse (externe) audit
De toezichthouder, dan wel een aangewezen interne of externe auditor, voert jaarlijks een audit uit op het vervangingsproces. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het Handboek Vervanging voor de controle op het vervangingsproces als wel het RODIN-referentiekader voor zover het de digitale beheeromgeving betreft. Het resultaat van deze controle en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de Proceseigenaar Vervangingsproces. Deze neemt vervolgens, indien nodig, maatregelen ter herstel van de geconstateerde gebreken.
De uitvoering van het vervangingsproces, de kwaliteitszorg en het up-to-date houden van het vervangingsproces/handboek is een continu en cyclisch proces.
Kwaliteit technische infrastructuur
Voor het technisch beheer en onderhoud van de overige hard- en software waaronder het zaaksysteem zijn afspraken vastgelegd met team ICT.
Voor het beheer en onderhoud van de scanners is het team Applicatiebeheer verantwoordelijk.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies