De wijzigingsprocedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.
Voorstellen voor wijzigingen van de in dit Handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de Proceseigenaar Vervangingsproces. De Proceseigenaar Vervangingsproces is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures. De Proceseigenaar Vervangingsproces is ervoor verantwoordelijk dat de voorstellen voor wijzigingen worden getoetst aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. Een impactanalyse wordt uitgevoerd door medewerkers met de juiste expertise bij het voorliggende vraagstuk. De resultaten van een impactanalyse wordt gedocumenteerd en besproken binnen het reguliere overleg.
Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de archivaris. Hierbij gelden de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria als ondergrens.
De Proceseigenaar Vervangingsproces informeert te allen tijde de archivaris over wijzigingen. In het geval van majeure wijzigingen vraagt de gemeente advies aan de archivaris om een oordeel op de voorgestelde wijzigingen en de eventuele noodzaak om het gewijzigde handboek opnieuw ter vaststelling aan het College van B&W aan te bieden. Bij reorganisaties en wijzigingen van de reikwijdte van het vervangingsproces dient het College van B&W te allen tijde te beslissen over de wijziging.
Majeure wijzigingen zijn:
Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag.
Wijziging van de reikwijdte van het vervangingsproces, c.q. het Handboek Vervanging.
Migratie naar een ander softwareplatform (bijvoorbeeld ander DMS/RMA systeem).
Migratie naar een ander hardware platform voor zover dat negatieve gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten.
Conversie naar een ander bestandsformaat.
Wijzigingen in de technische infrastructuur die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en de kwaliteitsprocedures.
Wijzigingen in procedures die betrekking hebben op de organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces, voor zover de wijzigingen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.
Veranderde wet- en regelgeving met gevolgen voor het vervangingsproces
Radicaal veranderend perspectief bij bestuur en/of management
In alle gevallen neemt de gemeente zelf de beslissing of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de archivaris heeft een adviserende rol en kan adviseren dat het Handboek opnieuw moet worden vastgesteld door het College van B&W. De Proceseigenaar Vervangingsproces is ervoor verantwoordelijk dat de wijzigingen worden gedocumenteerd en dat het College van B&W voldoende geïnformeerd blijft.
Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (Ontwikkel Test Acceptatie Productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat te allen tijde ter beschikking van de archivaris. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt als bijlage aan het Handboek Vervanging toegevoegd.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies