Elke fractie overlegt binnen zes weken na het einde van een kalenderjaar een verslag conform het format dat de griffie toestuurt en overlegt daarbij ook de bijbehorende originele betalingsbewijzen. Het format wordt ondertekend door twee personen, waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester.
Indien een fractie na verkiezingen of tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, is de fractie verplicht binnen 6 weken:
een eindverantwoording zoals verwoord in lid 1 in te dienen over de besteding van de fractievergoeding, en
het niet bestede bedrag van de vergoeding aan de gemeente terug te betalen.
De fractie voert een financiële administratie op basis van het baten- en lastenstelsel. Deze administratie wordt op zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft.
Controle vindt plaats door concerncontrol van de gemeente Súdwest-Fryslân, in samenwerking met de griffier. Concerncontrol brengt jaarlijks voor 1 april advies uit aan de raad.
De raad stelt, na ontvangst van het advies van concerncontrol en na tussenkomst van het fractievoorzittersoverleg, de bedragen vast van:
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar rechtmatig uit de vergoeding bekostigd zijn;
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
Indien een fractie binnen een jaar na afloop van de verantwoordingsperiode niet heeft voldaan aan de in dit artikel opgenomen verantwoordingsplicht, wordt de volledige tegemoetkoming voor die fractie over het betreffende jaar teruggevorderd.
Artikel 6
Verantwoording en controle
Onderdeel van Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân