Binnenkomende e-mailberichten gericht aan stadhuis@woerden.nl c.q. stadskantoor@oudewater.nl worden minimaal 1x per werkdag beoordeeld op de status ‘formeel’ of ‘informeel’. Formele berichten worden door team DIV geregistreerd, beheerd en gearchiveerd en daar waar nodig gedistribueerd.
Informele berichten worden direct doorgezonden naar geadresseerde.
ledere medewerker die op zijn eigen gemeentelijke e-mailaccount een e-mailbericht ontvangt of verzendt, bepaalt op basis van de beschrijving in artikel 1 onder j en n, de status van een e-mailbericht: formeel of informeel (zie ook de bepalingen in artikel 6 van dit protocol). Formele inkomende berichten moeten voordat ze in behandeling worden genomen worden geregistreerd in het DMS (zie artikel 5 lid 3 van dit protocol). Verzonden formele berichten moeten ter archivering worden aangeboden aan archief@woerden.nl.
Ten behoeve van de verplichte registratie en archivering van formele e-mailberichten is het interne e-mailadres stadhuis@woerden.nl (t.b.v. registratie van nog in behandeling te nemen e-mails) en archief@woerden.nl (t.b.v. archivering van afgehandelde en verzonden e-mails) beschikbaar.
In correspondentie (zowel digitaal als op papier) mag geen privé e-mailadres worden vermeld. In plaats daarvan moet ofwel het centrale-emailadres (stadhuis@woerden.nl c.q. stadskantoor@oudewater.nl) ofwel het eigen gemeentelijke e-mailadres worden gebruikt bestemd voor de gemeentelijke organisatie t.b.v. haar taakuitvoering.
Een ieder kan verzoeken om mails met persoonlijke gegevens te laten verwijderen. Op een dergelijk verzoek beslist de functionaris gegevensbescherming. Hierbij wordt o.a. rekening gehouden met de belangen van de betrokkene, van derden, en van de gemeenten Woerden en Oudewater alsmede met de bestaande wet- en regelgeving.
Voor het verlaten van de organisatie (ontslag/pensioen) schoont de medewerker zijn eigen gemeentelijke e-mailaccount op. Zijn/haar teammanager ziet daarop toe. Eén jaar na het verlaten van de organisatie wordt de eigen gemeentelijke e-mail-account van de medewerker verwijderd.
Het is niet toegestaan om binnen de organisatie centrale e-mailaccounts te creëren zonder voorafgaande toestemming van de teammanager Documentaire Informatievoorziening.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies