In dit protocol wordt verstaan onder:
Afschrift e-mailbericht: een kopie van het originele e-mailbericht gericht aan een kopiehouder, waar van de inhoud identiek is aan die van het originele e-mailbericht.
Archiefexemplaar: de digitale kopie van de e-mail die door een medewerk(st)er of bestuursorgaan aan archief@woerden.nl wordt aangeboden. Een archiefexemplaar is qua vorm, inhoud en structuur identiek aan het door een medewerk(st)er of derde opgestelde e-mailbericht.
Archiefwet: de Archiefwet 1995.
Centraal e-mailaccount: een niet gepersonaliseerd e-mailaccount voor toezending van documenten aan de gemeente (verzamelmailbox).
DIV: het team Documentaire informatievoorziening, zorgt o.a. voor de postbehandeling en het archiefbeheer.
DMS: documentair management systeem waarin documenten worden geregistreerd en gearchiveerd.
E-mailberichten: berichten en webformulieren die langs elektronische weg worden verzonden. De verzendinformatie en het aan het bericht toegevoegde elektronische document maken integraal onderdeel uit van het elektronische bericht (metadata).
Eigen gemeentelijk e-mailadres: bestaat uit [naam]@woerden.nl c.q. [naam]@oudewater.nl.
Externe e-mail: een bericht dat langs elektronische weg wordt verzonden waarvan het afzend- of het bestemmingsadres is gelegen buiten de gemeentelijke organisatie.
Formele e-mailberichten: berichten die uit hoofde van een functie ter uitvoering van een zaak worden verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er werkzaam in de Gemeente Woerden of Oudewater en van belang zijn om de gang van zaken of de totstandkoming van een beslissing/beschikking te kunnen reconstrueren.
Formele gemeentelijke e-mailadressen: de e-mail adressen voor ontvangst en verzending van e-mail bestemd voor de gemeentelijke organisatie t.b.v. haar taakuitvoering.
Functionaris gegevensbescherming: de door de gemeenten Woerden en Oudewater benoemde functionaris gegevensbescherming.
ICT: het team Informatie en communicatietechnologie.
Informele e-mailberichten: e-mailberichten met reclame-uitingen, ongevraagde aanbiedingen e.d. niet van belang om de totstandkoming van een beschikking of zaak te kunnen reconstrueren (zie ook onder j: formele e-mailberichten).
Interne e-mail: een bericht dat langs elektronische weg wordt verzonden waarvan het afzend- en het bestemmingsadres is gelegen binnen de gemeentelijke organisatie.
Observatie: het doen van onderzoek naar het gebruik van de e-mailfaciliteiten binnen de technische infrastructuur van de gemeentelijke organisatie voor het genereren van kengetallen over het gebruik van de e-mail faciliteit(en).
Origineel e-mailbericht: het oorspronkelijke e-mailbericht zoals dat door de gemeenten Woerden of Oudewater is verzonden dan wel ontvangen.
Privé e-mailberichten: berichten die niet uit hoofde van de functie worden verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er van de gemeente.
Vertrouwelijke e-mailberichten: e-mailberichten waarmee persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie en/of politiek gevoelige gegevens worden verstuurd.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies