Voor binnengekomen e-mails en webformulieren wordt een automatische ontvangstbevestiging verstuurd naar de afzender met de mededeling dat de e-mail c.q. het webformulier is ontvangen.
Als een formeel e-mailbericht wordt ontvangen of verzonden is de ontvanger/verzender ervoor verantwoordelijk dat een afschrift van het gehele e-mailbericht ter registratie en/of archivering aan DIV wordt aangeboden. Door middel van doorzending naar stadhuis@woerden.nl worden ontvangen e-mails geregistreerd en komen de e-mails via het DMS in de werkvoorraad van een behandelaar. Door middel van doorzending naar archief@woerden.nl worden verzonden e-mail berichten geregistreerd / gearchiveerd in het DMS.
De ontvanger is verantwoordelijk voor de servicenorm:
Binnen twee werkdagen krijgt de verzender bericht bij wie zijn/haar mail in behandeling is en wanneer hij/zij uiterlijk een antwoord kan verwachten.
Indien een formeel e-mailbericht wordt ontvangen, dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk en ondertekend in te dienen.
Formele uitgaande brieven die (als bijlage) via e-mailbericht worden verzonden, moeten vooraf zijn voorzien van een registratienummer vanuit het DMS.
Verzonden afschriften dienen in het e-mailbericht duidelijk als afschrift te zijn aangemerkt.
Het verzenden van vertrouwelijke e-mailberichten (met persoonsgegevens, gevoelige informatie of politiek gevoelige onderwerpen/gegevens) mag alleen plaatsvinden via een beveiligde verbinding of een openbare verbinding mits de informatie versleuteld (encrypted) wordt verzonden. Het beoordelen of een e-mail als vertrouwelijk moet worden bestempeld valt onder de verantwoordelijkheid van de verzender.
Bij verzending van e-mails wordt de afgesproken standaard e-mailondertekening gebruikt.
E-mailberichten worden door de gemeente Woerden of Oudewater aan de afzender geretourneerd, conform het gestelde in artikel 6 lid 10, als:
De bijlage(n) niet geopend kan (kunnen) worden, ondanks gebruik van alle beschikbare hulpmiddelen;
Berichten de maximale e-mailgrootte overschrijden;
Berichten niet zijn voorzien van naam en adres van de afzender;
Berichten door de externe virus- en spamfilters van de gemeente Woerden of Oudewater zijn tegengehouden. De gemeenten Woerden en Oudewater moeten inspanningen leveren om alle e-mail te openen, waarbij spam-mail via daartoe bestemde beveiligingsprogramma’s geopend wordt om te beoordelen of daadwerkelijk sprake is van spam-mail;
Berichten op een ander e-mailadres zijn binnengekomen dan een centraal e-mailadres bestemd voor de gemeentelijke organisatie t.b.v. haar taakuitvoering;
Er wettelijke eisen zijn geformuleerd waarin wordt aangegeven dat documenten fysiek, voorzien van een handtekening, moeten worden aangeboden;
Als er voor de gevraagde faciliteit een invulbaar webformulier beschikbaar is op de website van de gemeente Woerden of Oudewater waarmee op gestructureerde wijze de gevraagde dienst kan worden aangevraagd;
Als er buiten het e-mail adres geen adresgegevens zijn vermeld van de afzender, tenzij de adresgegevens van de afzender anderszins herleidbaar zijn.
Wanneer een e-mailbericht moet worden geretourneerd om reden(en) als aangegeven in artikel 6 lid 9, wordt de afzender hierover via elektronische weg geïnformeerd waarbij wordt aangegeven wat de reden(en) is/zijn waarom het bericht is geretourneerd. Tevens wordt verzocht om binnen vijf werkdagen alsnog de gegevens/informatie aan te leveren (zie ook artikel 6 lid 11).
Indien binnen de vijf werkdagen niet dan wel niet voldoende op het verzoek als bedoeld in artikel 6 lid 10 wordt gereageerd is de gemeente Woerden of Oudewater gerechtigd om het verzoek buiten behandeling te laten.
Artikel 6.
Ontvangen en verzenden van formele e-mailberichten
Onderdeel van E-mail protocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2018