De beheerder ziet erop toe dat overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin documenten worden beschreven met inachtneming van artikel 19 van de Archiefregeling. Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de documenten zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
De beheerder draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie, dan wel tijdige en daadwerkelijke toepassing van emulatie zijn:
De beheerder van de beheereenheid, als bedoeld in artikel 2 van dit besluit, waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
De beheerder van de beheereenheid, als bedoeld in artikel 2 van dit besluit, waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;
Het Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeen-ten, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is zoals benoemd dit artikel onder a en b.
Het Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten verleent technische ondersteuning bij de in het vierde lid bedoelde conversie, migratie en emulatie.
Bij de in het vierde lid bedoelde conversie, migratie en emulatie wordt Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling uitdrukkelijk in acht genomen.
Van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, derde lid van de Archiefregeling. De verklaring bevat tenminste een specificatie van de digitale archiefbescheiden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat kan worden voldaan.
Bij gebruik van externe online informatiesystemen, zorgt de beheerder voor het afstemmen van documenttypen en bestandsformaten die in het eigen informatiesysteem worden ontvangen of gecreëerd op de documenttypen en bestandsformaten die in het externe online informatiesysteem kunnen worden toegevoegd.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies