In verband met het opstellen van het jaarverslag, moet van meldingen altijd een mededeling aan de eigen vpo(s) van de organisatie van de regio-melder worden gedaan.
De organisatie van de melder dient de ontvangende vpo aan te stellen voor de duur van de zaak in de zin van de Regeling Vertrouwenspersonen Drechtsteden / Zuid-Holland Zuid en de Regeling ongewenste omgangsvormen en klachtenprocedure Drechtsteden Zuid-Holland Zuid 2015.
De ontvangende vpo vraagt de regio-melder om toestemming om de zaak inhoudelijk (volledig) te mogen delen met de eigen vpo(s) (ook als de ontvangende vpo de zaak gaat behandelen).
De ontvangende vpo kan bij de eigen vpo's van de regio-melder informatie over de organisatie opvragen.
Indien de melder geen toestemming geeft voor inhoudelijk (volledig) delen van de melding, dan licht de ontvangende vpo de eigen vpo(s) op anonieme wijze en in algemene bewoordingen over de zaak in. Hiervoor maakt de ontvangende vpo gebruik van het schema in Bijlage 1.
De melding bij de eigen vpo(s) vindt zo snel mogelijk na het eerste gesprek plaats.
De eigen vpo(s) kunnen de ontvangende vpo nog vragen stellen over de noodzaak van onderlinge vervanging.
De ontvangende vpo houdt voor zover mogelijk de eigen vpo(s) op de hoogte over het verloop of afloop van de melding, zodat de eigen vpo de melding in het jaarverslag kan opnemen.
De eigen vpo neemt de melding op in het jaarverslag, door melding te maken van het soort zaak en ook het aantal uren dat hieraan besteed is, met de opmerking dat de melder is bijgestaan door een vpo vanuit de regio.
De ontvangende vpo neemt de uren eveneens op in zijn jaarverslag, maar dan alleen als externe melding (zonder inhoud) en het aantal uren dat hieraan besteed is.
Artikel 10
Verwerken van meldingen
Onderdeel van Protocol onderlinge vervanging vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen regio Drechtsteden / Zuid Holland Zuid