**1..** Als een afdelingshoofd de klachtbehandelaar is dan overlegt hij met het afdelingshoofd van de afdeling waarop de betrokken medewerker werkzaam is;
**2..** De klachtbehandelaar onderzoekt de klacht en stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid om te worden gehoord en op elkaars standpunt te reageren. Als de klager hierom verzoekt kan het horen apart plaatsvinden.
**3..** Van het horen wordt door de klachtbehandelaar een verslag gemaakt. Dit verslag wordt toegezonden aan zowel de klager, als degene over wie geklaagd wordt.