De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken.
De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van het college.
In de voorbereiding:
toetst de secretaris zowel op proces als inhoud de voldragenheid van voorstellen / adviezen die aan het college worden voorgelegd;
zorgt hij voor adequate agendering.
In de uitwerking:
draagt hij zorg voor goede verslaglegging (incl. presentielijst, besluiten en aantekeningen), terugkoppeling daarvan naar de organisatie en publicatie van de openbare besluiten op de in de gemeente gebruikelijke wijze. (De uitvoering van de besluiten ligt bij de ambtelijke organisatie.);
overlegt de secretaris met de griffier over de tijdige aanlevering door de organisatie van raadsvoorstellen, notities en andere documentatie ten behoeve van de gemeenteraad;
ziet hij toe op adequate uitvoering van de collegebesluiten.
De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.
Gevraagd en ongevraagd ziet de secretaris erop toe dat de leden van het college en de burgemeester tijdig over de informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
De secretaris stelt –na overleg met de directeur en de secretaris(sen) van de overige afnemende gemeente(n)- procedures vast voor de behandeling van zaken, die aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
De secretaris ziet toe op een correct, vlot en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een tijdige, voortvarende en correcte uitvoering van de besluiten van het college en burgemeester door de organisatie.
De secretaris bevordert een overzichtelijk collegeprogramma met bijbehorende beleidsplanning (inclusief inzicht in de planning van raadsvoorstellen), die gemaakt worden door de organisatie.
De secretaris is -indien dat in voorkomend geval wenselijk is- aanwezig tijdens raadsbijeenkomsten en ondersteunt collegeleden en de burgemeester daar dan desgewenst.
De secretaris adviseert het college en de burgemeester over de bestuurlijke integriteit en ondersteunt de burgemeester bij de bevordering van de integriteit.
Onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van collegeleden om hun nevenbetrekkingen op te geven, draagt de secretaris zorg voor de registratie en publicatie daarvan, inclusief die van hemzelf.
Stukken die van het college uitgaan, worden door de secretaris medeondertekend.
De secretaris ziet erop toe dat de organisatie op adequate wijze de vergaderstukken (incl. de agenda’s en besluitenlijsten van college en burgemeester) archiveert overeenkomstig ter zake vastgestelde wettelijke regelingen en procedure afspraken.
Artikel 3