In dit protocol worden de volgende definities gehanteerd:
Activiteitenkosten
De activiteitenkosten zijn de variabele kosten die worden gemaakt voor de uitvoering van activiteiten.
Activiteitenverslag
Het activiteitenverslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole, de accountant stelt alleen vast of het verslag verenigbaar is met de jaarrekening of financiële verantwoording en geen tegenstrijdigheden bevat.
Btw in de subsidieverantwoording
Bij de verantwoording van de subsidie kan uitsluitend niet verrekenbare Btw als subsidiabele lasten worden opgevoerd. De subsidiabele activiteiten zijn nagenoeg altijd vrijgesteld voor de btw. In het uitzonderlijke geval dat de gesubsidieerde activiteiten btw plichtig zijn en de subsidieontvanger bovendien btw plichtig is, dient de subsidieontvanger aan de gemeente een factuur met btw te sturen voor de activiteiten.
Egalisatiereserve
Een reserve als bedoeld in het artikel “Bij vaststelling van een subsidie over te leggen gegevens” van de ASV (in de ASV 2014: artikel 21 lid 4): dat deel van de reserves (waaronder eigen vermogen en bestemmingsreserves) dat is gevormd met subsidiegelden van de gemeente Utrecht.
Exploitatiesubsidie
Activiteitensubsidie, waarvan de hoogte mede wordt bepaald door het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger over het subsidiejaar.
Financiële verantwoording
Een separate subsidieverantwoording met de baten en lasten verbonden aan de verleende subsidie, met daarin een vergelijking van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag. Uit de financiële verantwoording dient te blijken of is voldaan aan de verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.
Goedgekeurde begroting
De begroting is de begroting van baten en lasten, die is ingediend bij de subsidieaanvraag. De begroting wordt door de gemeente goedgekeurd middels het besluit tot subsidieverlening, waarbij eventuele afwijkingen worden benoemd. De begroting kan tussentijds worden geactualiseerd met instemming van de gemeente.
Hoofdstuk 5 van de ASV
Hoofdstuk 5 van de ASV in dit protocol verwijst naar twee artikelen in de ASV namelijk “Bij vaststelling van een subsidie over te leggen gegevens” en “Accountantsonderzoek”. In de ASV 2014 zijn dit de artikelen 21 en 22. Daar waar in dit protocol wordt verwezen naar Hoofdstuk 5 van de ASV wordt daarmee naar deze twee artikelen verwezen.
Huisvestingskosten
De huisvestingskosten bestaan uit de kosten die direct samenhangen met de huisvesting, waaronder nutskosten en afschrijving van gebouwen.
Jaarrekening
De jaarrekening dient te worden opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en/of de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In de jaarrekening dient een specificatie te worden opgenomen van de activa en de passiva, een vergelijking met voorgaand jaar en een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.
Organisatiekosten
De organisatiekosten zijn de overige kosten, die geen deel uitmaken van de personeelskosten, huis-vestingskosten en activiteitenkosten.
Personeelskosten
De personeelskosten bestaan uit de loonkosten, de werkgeverslasten en de overige kosten, die direct zijn gerelateerd aan het personeel (zoals opleidingskosten en reiskosten woon-werk). De kosten voor de inhuur van personeel maken deel uit van de personeelskosten.
Hoofdstuk 1 › Paragraaf 1.1
Artikel 1
Definities
Onderdeel van Verantwoordings- en accountantsprotocol 2018 Gemeente Utrecht