Binnen drie maanden na beëindiging van het evenement dient de aanvrager een verzoek tot subsidie-vaststelling bij de gemeente Utrecht in te dienen. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van;
a. Een inhoudelijke rapportage op basis van in de verlening gesteld criteria, in woord en beeld, inclusief de waardering van de activiteiten door publiek en media;
b. Een financiële rapportage die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht ;
c. Een bezoekersanalyse: aantallen en herkomst (internationaal, nationaal, lokaal).