Een subsidieaanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening.
Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college, gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Dit formulier is online te vinden op www.utrecht.nl/subsidie. Aanvragen die op een andere wijze worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
De subsidieaanvraag bestaat uit:
1. Een activiteitenplan: in het activiteitenplan beschrijft de aanvrager:
a. de activiteiten waarmee bezoekers aangetrokken worden
b. hoe de activiteiten/het evenement passen binnen de subsidievoorwaarden en vereisten (waarbij nadrukkelijk wordt ingegaan op de onderwerpen ‘aantrekken nieuwe doelgroep, bijdrage aan de identiteit van Utrecht en vergroting van de naamsbekendheid van Utrecht’).
c. Het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief een bezoekersprofiel.
2. Een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht.
3. Begroting: de aanvrager geeft de totale kosten die samenhangen met de activiteiten per kostenpost weer. Daarnaast moet uit de begroting duidelijk worden op welke wijze de kosten worden gefinancierd. De eigen bijdrage, inkomsten en de bijdrage door co-financiers (zoals partnerbijdragen en andere subsidiënten) moeten duidelijk worden weergegeven.