Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan de in deze regeling genoemde eisen, criteria en verplichtingen.
Bij het evenement vergunningplicht is; het verkrijgen van een vergunning voor het evenement is voorwaarde voor het daadwerkelijk verlenen van de subsidie.
Alleen aanvragen die aan alle voorwaarden voor de vergunning voldoen waaronder eisen in het kader van de openbare orde en veiligheid, zie www.utrecht.nl/ondernemen/evenement-organiseren komen in aanmerking voor subsidie.
Toetsingscommissie
Een commissie van externe, onafhankelijke deskundigen adviseert de gemeente bij het beoordelen van de subsidieaanvragen voor het EFU. Het college van burgemeester en wethouders neemt op basis van dit advies een besluit.
De toetsingscommissie is extern en bestaat uit:
- Voorzitter;
- Adviseur, expertise evenementen/wetenschap;
- Adviseur, expertise sport/entertainment;
- Adviseur, expertise “brandmanagement”.
N.B.: Een lid van de toetsingscommissie mag niet werkzaam zijn bij of voor een partner of instelling die (mogelijk) een aanvraag indient dan wel verbonden is met mogelijke indieners; er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling.
De toetsingscommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.
Subsidievoorwaarden en -eisen
Om voor subsidie in aanmerking te komen moet het evenement/de aanvrager verder aan de volgende eisen voldoen:
1. Het evenement vindt plaats in de gemeente Utrecht;
2. Het evenement past in de jaarkalender en de lange termijn-kalender voor evenementen in de stad, en draagt bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar;
3. De totale begroting van het evenement is gedekt: er is een minimale cofinanciering van 50%;
4. De aanvrager voor dezelfde subsidiabele kosten geen subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht of een ander bestuursorgaan;
5. De activiteiten voor het publiek toegankelijk zijn;
6. De subsidie wordt aangevraagd voor de subsidiabele kosten genoemd in artikel 9;
7. De aanvrager kostenefficiënt werkt.
Niet in aanmerking voor subsidie komen:
1) Vaste programmering van culturele podia;
2) Evenementen die al drie of meer keer een bijdrage uit het EFU hebben ontvangen.
Beoordeling door de toetsingscommissie
De toetsingscommissie beoordeelt de aanvragen op onderstaande criteria en in relatie tot het bestaande en gewenste aanbod in Utrecht. Deze criteria zijn onderverdeeld in twee groepen:
1. Primaire criteria:
- Omvang: het betreft een grootstedelijk evenement met minimaal 10.000 bezoekers;
- Pluriformiteit: in hoeverre betreft het een (gedeeltelijk) nieuw evenement dat bijdraagt aan de veelzijdigheid van het evenementenaanbod in Utrecht dan wel een aanvulling is op het bestaande aanbod;
- Profilering Utrecht: het evenement draagt bij aan en versterkt de identiteit van Utrecht, het evenement verbindt zich met identiteit “de verbindende creator”, mate van zichtbaarheid en verankering van de Utrechtse kernwaarden (bright, inspiring, welcoming, connecting) in de uitvoering van het evenement;
- Duurzaamheid: mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren;
- Toegankelijkheid: mate waarin het evenement laagdrempelig toegankelijk is.
2. Bij een positieve beoordeling van de primaire criteria worden de volgende aanvullende criteria meegewogen:
- Inhoudelijke kwaliteit: vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid, het evenement getuigt in alle aspecten van inhoudelijke kwaliteit;
- Begroting: de deugdelijkheid en haalbaarheid van de begroting, en het aandeel van de subsidieaanvraag in relatie tot de aanvraag en het geheel van aanvragen;
- Professionaliteit van de aanvrager: beoordeling op ondernemerschap, de kwaliteit van de aanvrager op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomsten-werving en samenwerking met andere partijen binnen het (culturele) veld;
- Spreiding qua tijd en locatie: in hoeverre draagt tijd en locatie van het voorgestelde evenement bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar?
- Economische opbrengsten: de mate waarin het evenement een bijdrage levert aan de lokale economie en in het bijzonder de werkgelegenheid;
- Sociale waarde: de mate waarin het evenement mensen in buurten en wijken aan elkaar weet te verbinden;
- (Inter)nationale naamsbekendheid Utrecht: mate waarin het evenement (inter)nationale mediawaarde genereert en daarmee bijdraagt aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht, en de mate waarin het evenement extra (inter)nationale bezoekers aantrekt.
- Gezond stedelijk leven: de mate waarin gestimuleerd wordt tot een gezonde keuze door middel van gezonde reclame-uitingen en een gezond aanbod van eten en drinken, conform de richtlijnen van het voedingscentrum (de schijf van vijf) .
Scoring en verlening
1. De toetsingscommissie geeft een prioritering aan op basis van inhoudelijke motivering van de aanvragen;
2. Beoordeling per criterium met een score van 0 t/m 5;
3. Aanvragen die een 0 scoren op één of meerdere van de primaire criteria komen niet voor subsidie in aanmerking;
4. Aanvragen die scoren op alle primaire beoordelingscriteria worden verder beoordeeld en gescoord op de overige criteria. Dit betekent niet dat deze aanvragen per definitie positief door de toetsingscommissie worden beoordeeld;
5. Naar volgorde van totale scoring op primaire en overige criteria (van hoog naar laag) wordt het college geadviseerd;
6. Als het (resterende) budget geen voldoende honorering van de eerstvolgende aanvraag toelaat zal de commissie beoordelen wat het best bijdraagt aan de doelstellingen van het Evenementenfonds en een optimale besteding van het beschikbare budget: een gedeeltelijke verlening van voorliggende aanvraag, dan wel verlening van de dan volgende aanvraag/aanvragen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies