De hoofdbudgethouder, budgethouders, deelbudgethouders en budgetbeheerders gaan namens de gemeente Montfoort verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de procedures (inkoop- en aanbestedingsbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het college aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.
Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college, verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.
Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.
Alleen de desbetreffende (deel)budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Bij afwezigheid van budgetbeheerder of (deel)budgethouder, als betaling van een factuur geen uitstel kan dulden, accordeert een gelijkwaardige budgetverantwoordelijke volgens het principe van horizontale vervanging. De vervanging dient schriftelijk te worden vastgelegd.
De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 5.000,- mede accorderen door de (deel)budgethouder.
Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, (deel)budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).
Uitgaven die betrekking hebben op budgetten over diverse disciplines, zoals verzekeringen, reserves, dotaties aan voorzieningen, afschrijvingen, rente en OZB-aanslagen, worden centraal afgehandeld door team service, ondersteuning en staf. De afdelingsmanager service, ondersteuning en staf is verantwoordelijk voor de verdeling van de kosten. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor hun totale budget, inclusief deze posten.
De hoofdbudgethouder, de (deel)budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:
Functie
Bevoegd tot maximaal
College
Bedragen hoger dan € 400.000,-
Hoofdbudgethouder
€ 400.000,-
(Deel)budgethouder
€ 200.000,-
Budgetbeheerder
€ 25.000,-
De
De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de (deel)budgethouders en budgetbeheerders en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording, autorisatie van verplichtingen en lagere maximale hoogtes van bevoegdheden.
Hoofdstuk 3
Artikel 7
Aangaan van verplichtingen, betalingen
Onderdeel van Budgethoudersregeling gemeente Montfoort