In dit besluit wordt verstaan onder:
Archiefbesluit: Besluit van 15 december 1995, houdende regels ter uitvoering van een aantal bepalingen van de wet;
Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
Archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen;
Archiefruimte: Ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie in afwachting van vernietiging dan wel overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13, lid 1, van de Wet;
Archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
Authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat en de informatie onderscheiden kan worden van willekeurig welke andere vorm waarin diezelfde informatie beschikbaar is;
Beheer: Het treffen van maatregelen en voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
Beheerder: degene die de ambtelijke verantwoordelijkheid draagt voor een juiste uitvoering van de beheerwerkzaamheden;
Conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
Informatie: (werk)procesgebonden informatie die, ongeacht de uiterlijke vorm, in het kader van de uitvoering van een taak is vastgelegd of gecreëerd en daarom onder de zorg van het gemeentebestuur behoort te berusten;
Informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
Informatiebeheerplan: een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
Informatiesysteem: Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en personeel met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden, geraadpleegd en door de zorgdrager kan worden onderworpen aan toetsbare eisen;
Kwaliteitssysteem informatiebeheer: Het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO 8402) met betrekking tot het beheer van informatie;
Migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
Organisatieonderdelen: de door de directie ingestelde organisatorische eenheden: afdelingen, teams, stafeenheid;
Overbrenging: overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
Proceseigenaar: bevoegde om te bepalen hoe een werkproces verloopt en degene die de verantwoordelijkheid heeft ervoor zorg te dragen dat het werkproces aan de klantverwachtingen en de bedrijfsdoelstellingen blijft voldoen;
Selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
Vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reprodukties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
Vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege;
Vorm (van de informatie): De wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;
Wet: Archiefwet 1995.
Hoofdstuk 1
Artikel 1
Begripsomschrijvingen
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer gemeente Terneuzen 2019