Beheerder van de niet overgebrachte archieven:
De directeur organisatie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de organisatie;
De directeur organisatie is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en het organiseren en bewaken van (werk)processen;
Afdelingshoofden:
Afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van de afdeling;
En verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel op de afdeling;
Teamleiders en de concerncontroller belast met de dagelijkse leiding:
De teamleiders en de concerncontroller zijn eindverantwoordelijk voor de inrichting en het gebruik van de zaaktypen (werkprocessen). Zij zijn proceseigenaar en zorgen ervoor dat hun werkprocessen volgens een afgesproken niveau worden gedocumenteerd en dat die informatieobjecten voldoen aan het afgesproken kwaliteitsniveau. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering;
De teamleider en de concerncontroller zijn verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn organisatieonderdeel voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.
De teamleider en de concerncontroller zorgen ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd – dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht dat op grond van de informatie altijd de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt een geauthenticeerd exemplaar bewaard door het organisatieonderdeel;
Behandelaren zijn eindverantwoordelijk voor het digitale dossier. Zij zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete werkprocesgebonden informatie, volgens vastgestelde kwaliteitseisen;
Informatie- en archiefspecialisten (informatieprofessionals) zijn verantwoordelijk voor het adviseren over en het vormgeven van de processen en controles van informatie- en archiefmanagement, het uitvoeren en verbeteren ervan. Zij selecteren in een zo vroeg mogelijk stadium informatie voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor geldende voorschriften. En voor de overbrenging van informatie in de zin van de Archiefwet;
De archivaris houdt toezicht op de naleving van wettelijke regels met betrekking tot het beheer van niet-overgebrachte gemeentearchieven;
De auditor toetst jaarlijks of aan de kwaliteitseisen voor informatie- en archiefmanagement wordt voldaan en rapporteert daarover.
Hoofdstuk 2
Artikel 4
Verantwoordelijkheid voor Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer gemeente Terneuzen 2019