In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet:
bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen ofopgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen ofopgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enigoverheidsorgaan zijn overgegaan;
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met ofbeschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in eenarchiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijngesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grondvan het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
DVO: de Dienstverleningsovereenkomst tussen gemeenten Kaag en Braassem en Leiden inzake het beheer van het archief van de gemeente Kaag en Braassem, getekend d.d. 16 december 2016;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet en op basis van de DVO door het college aangewezen archiefbewaarplaatsen van Leiden.
archivaris: de ingevolge artikel 32 van de wet en op basis van de DVO door het college aangewezen gemeentearchivaris van Leiden;
archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de wet;
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
beheerder: het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering;
organisatieonderdeel: elk op basis van de begroting zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente;
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;
authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;
conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
overbrenging: overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de wet;
selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke informatie voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de wet;
vervanging: het vervangen van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de wet;
vervreemding: overdracht van informatie als bedoeld in artikel 8 van de wet of van rechtswege.
strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming betreffende de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;
Hoofdstuk 1
Artikel 1
Begripsbepalingen
Onderdeel van Regeling betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer Kaag en Braassem 2019