De klachtbehandelaar verzamelt alle relevante informatie en informeert de klager en de persoon over wiens handelen wordt geklaagd, binnen zes weken of, na verdaging, uiterlijk binnen 10 weken na ontvangst van de klacht in een afdoeningsbrief. De afdoeningsbrief bevat een motivering over zijn bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de conclusies die daaraan worden verbonden. De klachtencoördinator en de direct leidinggevende van de klachtbehandelaar krijgen hiervan een afschrift.
De in het eerste lid genoemde vereisten voor de afdoeningsbrief gelden niet wanneer de klacht tussentijds naar tevredenheid van de klager is afgehandeld.
Indien het een klacht betreft inzake een medewerker van de gemeente Noardeast-Fryslân wordt de klager in de afdoeningsbrief meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de afdoening in eerste instantie, zijn klacht kan voorleggen aan de portefeuillehouder, binnen zes weken na de ontvangst van de afdoeningsbrief. Klager kan er in dat geval echter ook voor kiezen om deze instantie over te slaan en zijn klacht binnen een jaar na ontvangst van de afdoeningsbrief voor te leggen aan de Nationale Ombudsman.
Artikel 8
Afdoening in eerste instantie
Onderdeel van Gezamenlijke klachtenregeling gemeenten Dantumadiel en Noardeast-Fryslân