Om de gemeentelijke doelstellingen met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid, professionaliteit en proportionaliteit van het inkoopproces te realiseren, moeten een aantal verplichte processtappen worden doorlopen of procedures worden toegepast. Deze zijn hieronder weergegeven.
Inkoopmelding
Om te borgen dat conform het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt ingekocht, moet voor alle inkopen met een geschatte inkoopwaarde van meer dan € 25.000 (excl. BTW) vooraf een inkoopmelding worden gedaan. Op basis van deze melding zal afdeling inkoop een advies geven over de te volgen inkoopprocedure. De inkoopmelding wordt ingediend via het Meldpunt Inkoop op de IntEns-pagina van afdeling Inkoop. Medio 2019 wordt Purchase to Pay geïmplementeerd, vanaf dat moment worden de meldingen via dit systeem afgehandeld.
Tenderboard
Gemeente Enschede heeft in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid een aantal ideële doelstellingen geformuleerd die zij wil bereiken bij inkopen en aanbestedingen. Dit zijn doelstellingen op het gebied van:
Social Return (maximale inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij opdrachten van gemeente Enschede);
Het stimuleren van duurzame oplossingen bij opdrachten van gemeente Enschede;
Het stimuleren van innovatieve oplossingen bij opdrachten van gemeente Enschede;
Het MKB vriendelijk inkopen en het stimuleren van lokaal/regionaal ondernemerschap.
Om bovenstaande doelstellingen beter te borgen in toekomstige inkooptrajecten heeft gemeente Enschede een Tenderboard, bestaande uit belanghebbenden op de specifieke beleidsonderdelen. Zij beoordelen of de beleidsuitgangspunten en organisatiedoelstellingen in de inkoop- en aanbestedingstrajecten voldoende zijn meegenomen en afgewogen.
De volgende inkooptrajecten zijn verplicht om bij de Tenderboard aan te melden:
• Alle inkooptrajecten voor Leveringen en Diensten met een geschatte waarde van meer dan € 100.000,-;
Inkooptrajecten voor Werken met een geschatte waarde van meer dan € 500.000,-;
Alle inkooptrajecten die vanwege de aard interessant zijn om voor te leggen aan de Tenderboard. Hieronder vallen bijvoorbeeld inkooptrajecten met bijzondere kansen op het gebied van lokaal ondernemerschap en innovatie. Ook inkooptrajecten met meer dan gemiddelde politiek-bestuurlijke gevoeligheid moeten worden aangemeld bij de Tenderboard.
Twentse klachtenregeling
Gemeente Enschede streeft naar een rechtmatige en doelmatige inkoop. Daarnaast willen we voor onze inkopen een zo laagdrempelig mogelijke procedure volgen. Dit betekent onder andere, dat het voor ondernemers eenvoudig moet zijn om vragen te stellen of klachten te uiten over een lopende aanbestedingsprocedure. Dit verhoogt de kwaliteit van de procedure en voorkomt een eventuele gang naar de rechter.
Bovenstaande is de reden dat we samen met andere Twentse gemeenten een gezamenlijke procedure voor klachtenafhandeling van toepassing hebben verklaard op alle openbare en niet openbare aanbestedingen. Op de IntEns pagina van afdeling Inkoop is Het ‘Twents regelement klachtenafhandeling bij aanbesteden’ te downloaden.
Artikel 2
Gemeentelijke doelstellingen
Onderdeel van Uitvoeringsnotitie behorende bij het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Enschede