Transparantie en communicatie
Om te voldoen aan dit beginsel zorgen wij ervoor dat betrokkenen bij het eerste contact waarbij persoonsgegevens worden vastgelegd, worden geïnformeerd over het doel en de rechtsgrond van de verwerking van de persoonsgegevens, de eventuele uitwisseling van deze gegevens, de termijn van bewaring en de rechten van betrokkenen. Dit gebeurt zowel schriftelijk als mondeling.
Wij zorgen ervoor dat er duidelijkheid bestaat over de wijze van de uitoefening van deze rechten. Voor de afhandeling van verzoeken van betrokkenen ter uitoefening van hun rechten worden interne protocollen en processen opgesteld. Ook worden daarvoor technische maatregelen in onze informatiesystemen getroffen.
Zorgvuldigheid, behoorlijkheid, juistheid
De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. Persoonsgegevens worden in eerste instantie opgevraagd uit authentieke bronnen zoals de Basisregistratie personen.
Rechtmatigheid (grondslag en doel, noodzaak en proportionaliteit)
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doelen ter uitvoering van diverse taken. Wij beschikken daarvoor over verschillende, van elkaar gescheiden informatiesystemen, zoals bijvoorbeeld de Basisregistratie personen, de Basisregistratie adressen en gebouwen, Zorgned voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugdwet en een zaaksysteem. In principe borgt het informatiesysteem zelf de bewaking van de doelbinding en de grondslag voor de gegevensverwerking. Als het doel en de grondslag toch onvoldoende blijken te zijn geborgd, dan nemen wij maatregelen om eventuele inbreuken op de privacy te voorkomen. Het is belangrijk dat medewerkers de rechtmatigheidsvoorwaarden ook echt toepassen en eventuele inbreuken signaleren. Wij blijven daarom scherp op de toepassing van de rechtmatigheidstoetsing voordat persoonsgegevens worden verwerkt. Zeker in het sociaal domein, waarbinnen veelal gevoelige persoonsgegevens omgaan, is daar extra aandacht voor.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over ras, etnische afkomst, genetische, biometrische of gezondheidsgegevens of gegevens over seksuele gerichtheid. Ook het Burgerservicenummer en financiële gegevens zijn gevoelige persoonsgegevens die extra bescherming vereisen. Deze gegevens leggen wij in principe niet vast omdat deze gegevens dieper in de privacy sfeer van personen liggen. De noodzaak tot vastlegging daarvan ontbreekt dan ook in de meeste gevallen. Als die noodzaak wel aan de orde is, zoals vingerafdrukken bij het aanvragen van een identiteitsbewijs, dan worden deze, voor zover noodzakelijk en proportioneel, wel verwerkt. De noodzaak tot verwerking van deze gevoelige persoonsgegevens is alleen aanwezig als dit wettelijk is vastgelegd. Dit geldt bijvoorbeeld voor gezondheidsgegevens in de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning, waar wij een belangrijke taak in hebben.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die taken uitoefenen waarvoor de betreffende verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is. Medewerkers van de overheid hebben de wettelijke plicht tot geheimhouding van vertrouwelijke gegevens waarmee zij bij de uitoefening van hun taak in aanraking komen. Daartoe worden in principe alle persoonsgegevens gerekend. Deze geheimhoudingsplicht geldt uiteraard ook voor het college, de raad en de burgemeester.
Dit betekent ook dat persoonsgegevens niet intern worden gedeeld als dit niet noodzakelijk is. Collegiaal overleg met niet-behandelaars waarbij gevoelige persoonsgegevens over bijvoorbeeld gezondheidsaspecten ter sprake komen, gebeurt op casus niveau zonder vermelding van naam en adres van de betrokkene.
Rechten van betrokkenen
Iedereen heeft recht op informatie over de persoonsgegevens die de gemeente van hem of haar gebruikt en over het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt, om deze in te zien en ook om deze gegevens te verbeteren, aan te vullen te verwijderen of af te schermen als deze feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn. De gemeente communiceert actief over deze rechten op de gemeentelijke website en in andere uitingen.
Deze rechten zijn opgenomen in een document op de website onder het kopje privacy rechten. Als persoonsgegevens niet bij de betrokkene zelf worden verkregen dan wordt de betrokkene op de hoogte gesteld van de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens en tevens op zijn rechten gewezen door toezending van de folder.
Bewaartermijn
In het register van verwerkingsactiviteiten staan per categorie van persoonsgegevens bewaartermijnen vermeld. Deze termijnen worden nu door medewerkers bewaakt en opgevolgd. Het streven is om systematisch de hand te houden aan deze termijnen en de signalering van verstreken bewaartermijnen in onze informatiesystemen op te nemen. In het kader van recht op vergetelheid is het belangrijk dat dit proces goed, vanuit archief, bewaakt wordt.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1