Alle A-, B- en C-evenementen worden opgenomen in de regionale evenementenkalender. De regionale evenementenkalender heeft als doel om tijdig knelpunten in de regionale samenloop van evenementen te kunnen onderkennen en op te lossen. Door het samenvoegen van de lokale evenementenkalenders kan een regionaal overzicht worden opgesteld van de geplande A-, B- en C-evenementen.
De regionale evenementenkalender komt als volgt tot stand:
Organisatoren van evenementen maken vóór 1 juli van het jaar, voorafgaand aan het jaar waarin de beoogde evenementen plaats zouden moeten vinden, aan de gemeente bekend welk soort evenement zij willen organiseren. Daarbij worden ook de locatie en datum aangegeven. Daarnaast dienen organisatoren uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaand aan het jaar waarin de beoogde evenementen plaats zouden moeten vinden, een inschatting te maken van het aantal bezoekers. De gemeente doet vervolgens een opgave van de A-, B- en C-evenementen aan de afdeling Risico- en Crisisbeheersing van de Veiligheidsregio Noord Holland Noord, inclusief de gemaakte risicoscans. De risicoscans worden bij alle A, B en C-evenementen door de vergunningverlener opgesteld. Deze scan geeft een inschatting van de risico’s en de categorie van het evenement;
de hulpdiensten geven de knelpunten aan met betrekking tot spreiding, samenloop, capaciteit en risico’s van de regionale evenementenkalender. Het voorlopige integrale advies is in december van het voorafgaande jaar waarin de beoogde evenementen plaats zouden moeten vinden gereed en wordt opgesteld door de VR-NHN;
de regiogemeenten kunnen in onderling overleg de verschillende lokale evenementenkalenders beter op elkaar afstemmen, zodat de gesignaleerde knelpunten kunnen worden opgelost;
de regionale evenementenkalender wordt voorgelegd aan de regionale werkgroep evenementenveiligheid, waarin de hulpdiensten en de gemeenten vertegenwoordigd zijn;
de hulpdiensten brengen op basis van de nog bestaande knelpunten een advies uit aan de voorzitter van de VR-NHN;
de voorzitter van de VR-NHN stelt aan de hand van het advies van de hulpdiensten de regionale planningskalender vast.
Aanvragen die ná 1 juli, van het voorafgaande jaar waarin de beoogde evenementen plaats zouden moeten vinden, worden ingediend lopen de kans geen vergunning te krijgen. Dit in verband met ongewenste samenloop van evenementen op lokaal en regionaal niveau. Dit heeft te maken met de capaciteit van de hulpdiensten. Dat een evenement is opgenomen op de regionale evenementenkalender betekent niet dat de organisatie verzekerd is van een evenementenvergunning.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.5.
Regionale evenementenkalender
Onderdeel van Handleiding Evenementen 2019 - 2023