Bewoners van nabijgelegen woningen en bedrijven moeten vooraf geïnformeerd worden over het evenement. De organisator stelt deze omwonenden schriftelijk op de hoogte. Deze brief bevat tenminste de volgende informatie:
datum/data en tijd(en) evenement;
datum/data en tijd(en) op- en afbouw;
verkeersmaatregelen (locaties en tijden van o.a. afsluitingen);
parkeerbeperkingen (locaties en tijden);
telefoonnummer van een contactpersoon die bereikbaar is voorafgaand aan en gedurende het evenement;
mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen.
De organisator zorgt dat de bewonersbrief uiterlijk een maand voor het evenement verspreid of verzonden wordt.