Het vinden van een goede balans tussen de levendigheid van en door evenementen en de leefbaarheid voor bewoners en andere belanghebbenden, is gebaat bij duidelijkheid over de kaders en spelregels. Als deze eenmaal zijn bepaald, is het vervolgens aan alle betrokkenen zich hieraan te houden. Samenwerking met en overleg tussen organisator, ondernemers, bewoners en de gemeente is cruciaal.
De gemeente heeft een belangrijke rol als bewaker van de regels. Nadruk hierbij ligt vooral op het bewaken van de belangen van de omwonenden en het veilig laten verlopen van ieder evenement. Omwonenden worden geconfronteerd met de effecten van een evenement. Dit moet echter geen afbreuk doen aan de belangrijke rol die evenementen vervullen in onze gemeente. De gemeente wil het organiseren van een evenement waar mogelijk ondersteunen.
Wanneer een organisator de correctie informatie geeft, de juiste investeringen doet en een serieuze partner vormt voor de gemeente, dan is het redelijk om dat ook te belonen. De gemeente wil graag zoveel mogelijk loslaten waar vertrouwen aanwezig is. Een organisator die heeft bewezen minimale overlast te veroorzaken in welke vorm dan ook, kan rekenen op minder toezichtlasten in de toekomst. Daarbij is het in principe ook mogelijk dat een evenement een lager risicoprofiel krijgt toegekend en daardoor in een lagere categorie terechtkomt. Dit levert profijt op voor de organisator, omwonenden en de gemeente.
De gemeente is verantwoordelijk voor de controle of aan de vergunningsvoorwaarden van het evenement wordt voldaan. Er wordt direct opgetreden als er sprake is van een onveilige situatie of gevaar voor de openbare orde. Daarnaast worden er corrigerende instructies gegeven als er overtredingen zijn in voorwaarden met betrekking tot bijvoorbeeld op- en afbouwtijden, verstrekking van drank aan minderjarigen of geluidsovertredingen.
In het traject tot het komen van een vergunning voor een evenement wordt een inschatting gemaakt van de benodigde voorschriften. Daarbij speelt de verantwoordelijkheid die een organisator neemt een grote rol. Daarnaast wordt op basis van signalen uit de omgeving, voor en tijdens het evenement de inzet geïntensiveerd waar nodig. Zo nodig wordt het evenement geëvalueerd en worden de conclusies meegenomen en vertaald naar maatregelen in aanvragen die een organisator in de toekomst doet. Bij een positieve evaluatie kan dit leiden tot een vermindering van toezicht en handhaving en in negatieve evaluaties tot een intensivering van toezicht en handhaving of in het uiterste geval tot het niet verstrekken van de vergunning. Dit principe wordt omschreven als ‘’high trust, high penalty’’. Onderdeel van het principe is naast het directe toezicht op het evenement tevens het toezicht op de rol van de organisator. In het bijzonder wordt in het voortraject gemonitord of de organisator op een goede wijze met de omgeving communiceert over het evenement. Hierbij valt te denken aan de wijze waarop opmerkingen van de omgeving gewogen worden en mogelijk een vertaling krijgen in de opzet van het evenement. Tevens wordt gemonitord of de organisator bereikbaar is gedurende de op- en afbouw en feitelijke evenementendagen. Meer dan in het verleden gaat de gemeente daarop toezien. De kwaliteit van de communicatie met omwonenden en andere belanghebbenden wordt betrokken bij toekomstige maatregelen in positieve of negatieve zin.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1.
Balans tussen levendigheid en leefbaarheid
Onderdeel van Handleiding Evenementen 2019 - 2023