Uitsluitend de beheerder en de op grond van het autorisatieprotocol aangewezen gebruikers hebben rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens. Wel voor zover dat voor de vervulling van hun functie of taak noodzakelijk is. Zij handelen in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. Bij toekenning van autorisaties aan gebruikers wordt het geldende autorisatieprotocol gevolgd. Hierin is voor iedere applicatie, functie en rol vastgelegd welke autorisaties daaraan verbonden zijn.