BI-MVS is het regionale inkoopbureau voor de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen, Schiedam en StroomopwaartsMVS. Stroomopwaarts voert namens de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam de participatiewet uit.
BI-MVS is verantwoording verschuldigd aan de directies bedrijfsvoering en de drie gemeentesecretarissen van de Gemeenten die deelnemen aan de inkoopsamenwerkingen.
BI-MVS ontleent haar bestaansrecht aan de doelstellingen die reden voor de Gemeenten zijn geweest om deze entiteit op te richten, te weten:
Het door gezamenlijke inkoop realiseren van kwaliteitsvoordelen, waardoor met name de rechtmatigheid van inkopen wordt gewaarborgd.
Het reduceren van risico’s tijdens het aanbesteden en contracteren, door bundeling van expertise, ook op juridisch terrein.
Het verminderen van de kwetsbaarheid op personeel niveau door meer uitwisseling en schaalvergroting, waarmee continuïteit van de dienstverlening kan worden gewaarborgd.
Het door bundeling van krachten realiseren van een groter inkoopvolume waardoor prijs- en of kwaliteitsvoordelen ontstaan.
Het door samenwerking vergroten van expertise op het gebied van gezamenlijke inkoop bij partijen, waardoor minder een beroep gedaan hoeft te worden op externe deskundigheid.
BI-MVS werkt volgens de inkooporganisatievorm van gecoördineerde inkoop en heeft een controlerende en adviserende rol bij Nationale en Europese openbare en niet openbare aanbestedingen. Vragen die betrekking hebben op een onderhandse (meervoudig en enkelvoudige) aanbesteding zullen middels een startformulier of via het spreekuur van het Inkoopadviesteam verlopen. Komt het Inkoopadviesteam er niet uit of hebben ze twijfel dan zullen ze contact opnemen met BI-MVS en/of juridische zaken. Voor vragen over afwijken of interpretatie van het inkoopbeleid, MVI, Contractmanagement en innovatieve aanbestedingen/inkooptrajecten kan BI-MVS rechtstreeks worden geraadpleegd.
Het Inkoopadviesteam
Vanaf 1 april 2018 is het Inkoopadviesteam actief. Het Inkoopadviesteam bestaat uit medewerkers van de Gemeente Vlaardingen die in hun dagelijkse werk direct of indirect met Inkoop te maken hebben. Zij zijn het eerste aanspreekpunt op hun afdeling.
Alle enkelvoudig en meervoudig onderhandse inkopen vanaf € 40.000, - worden ingediend door een ingevuld startformulier bij het Inkoopadviesteam. De indiener vermeldt de inkoopwaarde, welke inkoopprocedure hij/zij wil volgen en waarom. Het Inkoopadviesteam beoordeelt de gegevens op het formulier, geeft hierop akkoord of een aanvullend dan wel gewijzigd advies.
Administratieve verplichting
De administratieve verplichting houdt in dat er van elke aankoop een compleet dossier is. Door het nalezen van het inkoopdossier moeten alle stappen in het inkoopproces en de beslissingen die eraan vooraf zijn gegaan te herleiden en te begrijpen zijn.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2