De organisatie is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. De organisatie moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Met toezicht wordt bedoeld: het in de gaten houden van de aanwezigen en de activiteiten. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet de organisatie een professioneel beveiligingsbedrijf in huren. Algemeen uitgangspunt is de norm dat er 1 toezichthouder op 250 gelijktijdig aanwezige personen moet zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die een ander aantal toezichthouders rechtvaardigen. Hierbij kan bijvoorbeeld gekeken worden naar de verdeling van taken en bevoegdheden tussen organisatie, toezichthouders en betrokken hulpdiensten, het evenementenprofiel en de opzet, inrichting en kwaliteit van een ingehuurd beveiligingsbedrijf. De hier bedoelde toezichthouders moeten duidelijk herkenbaar zijn, ook als dat vrijwilligers zijn.
Beveiligingstaken mogen uitsluitend worden uitgevoerd door een door de Minister van Justitie en Veiligheid erkend professioneel beveiligingsbedrijf, die voldoet aan de regels van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties. De gecertificeerde beveiligers moeten contact opnemen met de politie voor nadere afspraken over verdovende middelen. De beveiligingsmedewerkers moeten duidelijk herkenbaar zijn, middels een goedgekeurd uniform. Daarnaast moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden:
Er moet een duidelijke taakscheiding tussen gecertificeerde beveiligers en vrijwilligers worden gewaarborgd. Beveiligers mogen wel service gerichte taken uitvoeren, maar vrijwilligers moeten zich onthouden van werkzaamheden die vallen onder de Wet particuliere beveiligingsorganisaties.
Voor aanvang van het evenement instrueert de organisatie haar medewerkers en beveiliging over:
de inhoud van het Veiligheidsplan;
noodprocedures;
alcohol schenken/verstrekken aan onder invloed verkerende bezoekers en minderjarigen.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.1.11