In een draaiboek worden gepaste maatregelen vermeld die de risico’s voorkomen of beperken. Een draaiboek met daarin in ieder geval een veiligheids- en calamiteitenplan is verplicht bij C-evenementen. Bij vergunningsplichtige B-evenementen wordt in ieder geval een draaiboek met daarin een in ieder geval een veiligheidsplan verplicht gesteld. Welke andere onderdelen bij B-evenementen verplicht worden gesteld wordt per evenement beoordeeld. Dit is onder andere afhankelijk van de aard en omvang van het evenement. Voor elk afzonderlijk deel moet zoveel als mogelijk gebruik worden gemaakt van vaste formats.
Het is zaak om in een vroeg stadium af te spreken welke inhoudselementen een draaiboek moet bevatten en hoe deze uitgewerkt moeten zijn. Dit draaiboek moet onder verantwoordelijkheid van de organisatie gemaakt worden en voor externe partijen toegankelijk zijn. Vanzelfsprekend is het daarbij van belang om een eenduidige terminologie te hanteren.
De inhoud van een draaiboek ziet er als volgt uit:
veiligheidsplan (= reguliere bedrijfsvoering) met de onderdelen:
algemene beschrijving van het evenement;
risicoanalyse;
calamiteitenplan (= beschrijving van noodscenario’s);
ontruimingsplan;
verkeersplan (= beschrijving verkeersstromen);
medisch plan.
Algemeen
De organisatie is in elk geval verantwoordelijk voor basisinformatie over:
het evenement, de locatie en de bezoekers;
de organisatie en de medewerkers;
openbare orde (inclusief risicoanalyse) en beveiliging;
communicatie en instructies;
brandveiligheid;
medische zorg en hygiëne;
milieuzorg, geluid en leefbaarheid;
vervoer, verkeer en parkeren;
beveiliging;
bijbehorende bijlagen (een op schaal weergegeven plattegrond van het evenemententerrein op een kadastrale ondergrond, hulpdiensten, verkeer en parkeren), telefoonlijst en programma.
Veiligheidsplan
In een veiligheidsplan, dat is gebaseerd op de risicoanalyse van o.a. de gemeente, politie, brandweer en/of organisatie, staat hoe de diverse voorzienbare incidenten worden bestreden. Bij het opstellen van het plan kunnen de hulpdiensten adviseren. In het plan is, indien van toepassing, aandacht voor:
identificatie van de risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte, overbevolking van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen;
maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, beveiliging, alcohol- of drugsregime en voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening;
publieksmanagement, publiekscontrole en beëindiging van het evenement (zie Publieksmanagement en publiekscontrole in deze paragraaf);
uitwijkalternatieven vanwege weersomstandigheden;
evacuatie- en ontruimingsplan;
het publieke bejegeningsprofiel;
afspraken tussen organisatie en hulpdiensten over o.a. calamiteitenroutes die zowel op het terrein zelf als de relevante gebieden daarbuiten moeten worden aangebracht. De routes moeten bekend zijn bij de medewerkers op het terrein en de daarbuiten aanwezige medewerkers.
Het veiligheidsplan voorziet ook in de maatregelen die de organisatie neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het regionale crisisplan worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert.
Risicoanalyse
Op basis van de behandelscan en –matrix van de VRBZO wordt een eventuele risicoanalyse uitgevoerd.
Calamiteitenplan
Het calamiteitenplan is een beschrijving van noodscenario’s. Het calamiteitenplan is gebaseerd op de risicoanalyse en geeft aan op welke wijze verschillende typen voorzienbare incidenten worden bestreden. Bijzonder is dat altijd nagedacht moet worden over de invloed van (de reactie op) incidenten op de publieksstromen. Daarbij wordt tevens de structuur van leiding en coördinatie beschreven. Aanbevolen wordt om in het calamiteitenplan per incidentscenario de omslagpunten (in omvang of bij escalatie) te identificeren, alsmede de procedure of regeling, waarbij de leiding en coördinatie overgaan van de organisatie naar een openbare hulpverleningsdienst of van de ene naar de andere hulpverleningsorganisatie. Ook de bestuurlijke coördinatie kan in het calamiteitenplan geregeld worden. Verder wordt aanbevolen om het calamiteitenplan af te stemmen op het regionale crisisplan. Ten slotte is het belangrijk dat personeel/vrijwilligers op de hoogte is van de inhoud van het calamiteitenplan en weet wat hun rol is hierin.
De VRBZO heeft richtlijnen opgesteld voor organisatoren van evenementen om een calamiteitenplan op te stellen. Geadviseerd wordt bij het bovenstaande zoveel als mogelijk aan te sluiten bij die richtlijnen.
Ontruimingsplan
Een ontruimingsplan bevat afspraken en procedures over hoe te handelen bij een ontruiming. Ook omschrijft het ontruimingsplan wat er verwacht wordt van de bedrijfshulpverlening bij een calamiteit (brand, bommelding, stroomuitval enz.).
Verkeersplan
Dit wordt aan de hand van de aard van het betreffende evenement bepaald. Dezelfde vereiste gegevens voor een draaiboek en een mobiliteitsplan hoeven maar eenmaal te worden vermeld c.q. aangeleverd. Uitgangspunt van het plan is dat de overlast voor bewoners en bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk beperkt blijft.
In een mobiliteitsplan wordt aandacht besteed aan de:
diverse vervoersstromen (openbaar vervoer, taxi’s, particulier vervoer, georganiseerd vervoer (pendelbussen, ontheffingen), fietsers en voetgangers);
routes (incl. calamiteitenroutes, omleidingen, afsluitingen);
parkeerfaciliteiten (ook fietsenrekken);
bebording.
Het mobiliteitsplan wordt opgesteld door de organisatie van een evenement, eventueel in overleg met de gemeente, de politie, de brandweer en indien van toepassing met provincie Noord-Brabant of Rijkswaterstaat. Het plan moet de volgende onderwerpen bevatten:
Wegafsluitingen
Welke weg(en) moet(en) worden afgesloten voor het verkeer en gedurende welke tijden (ook voorafgaand aan het evenement, ten behoeve van de opbouw)? Aangegeven moet worden of de weg geheel autovrij (inclusief parkeren) moet zijn of dat er beperkt verkeer (met ontheffing) mogelijk is.
Voor wie geldt de ontheffing (taxi, gehandicapten) en hoe ziet die eruit?
Hoe is de bereikbaarheid van de hulpdiensten (brandweer, politie en ambulance) geregeld?
Rijdt er openbaar vervoer over de afgesloten wegen en kan dat blijven rijden? Zo nee, gedurende welke tijden?
Vervoerswijze
Uit welke delen van het land of omliggende landen komen de bezoekers/deelnemers van het evenement en met welk vervoermiddel?
Wordt het gebruik van openbaar vervoer gestimuleerd en op welke wijze?
Parkeren
Op welke weg(en) mogen gedurende welke tijden geen geparkeerde auto’s staan?
Zijn er gereserveerde parkeerplaatsen nodig voor specifieke voertuigen (materialenauto, tv-auto etc.)?
Waar worden auto’s en bussen van bezoekers/deelnemers geparkeerd?
Afzetmateriaal
Wordt er afzetmateriaal gebruikt om plaatsen vrij van publiek/verkeer te houden? Zo ja, welk materiaal en waar (aangeven op tekening)?
Verkeersregelaars
Zijn er verkeersregelaars die de politie kunnen assisteren bij het afsluiten van wegen voor verkeer? Zo ja, hoeveel?
Verkeersvoorlichting
Hoe worden bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht over de afsluitingen en andere verkeersmaatregelen?
Medisch plan
Het medisch plan is een beschrijving van het medisch en geneeskundig plan met in ieder geval contactpersonen, coördinatie en beschikbare mensen/middelen en de wijze waarop het plan wordt uitgevoerd.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.1.2