De gemeentesecretaris/ algemeen directeur, manager, productverantwoordelijke, projectleider kan de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen, inkopen, zodanig vastleggen dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project zichtbaar is.
Vastlegging van de financieel-administratieve gegevens moet worden gedaan in het financieel-administratieve systeem.