Vergoeding van de dienstreizen en verblijfskosten vindt uitsluitend plaats op declaratiebasis aan de hand van de daarvoor bepaalde werkwijze via het E-HRM systeem.
De declaraties geven een duidelijke omschrijving van de plaats van bestemming, postcode, huisnummer, reisdoel, aantal kilometers en zijn voorzien van de gevraagde bewijsstukken.
Declaraties dienen binnen een termijn van 6 maanden te worden ingediend na het maken van de betreffende dienstreis of verblijfskosten. Aanspraak op een vergoeding vervalt wanneer de termijn van 6 maanden is verstreken.