Om het budgethouderschap te kunnen uitvoeren, komen aan de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe:
Het op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget. Dit betreft de prestaties met inzet van de geraamde middelen, met uitzondering van die onderdelen die door de budgethouder niet te beïnvloeden zijn. Als niet te beïnvloeden gelden o.a.: de toerekening van salariskosten, de kapitaallasten en toevoegingen aan voorzieningen en reserves.
Indien inkomsten onderdeel uitmaken van het budget is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisatie daarvan. Hieronder worden tevens begrepen eventueel te ontvangen subsidies en inkomsten voortvloeiend uit door de budgethouder afgesloten contracten met derden.
De budgethouder mag verplichtingen tot uitgaven aangaan ten laste van de ramingen hiervoor binnen het product, voorzover het niet een kostensoort betreft waarvoor een andere (centraal) budgethouder is aangewezen.
De budgethouder mag slechts verplichtingen aangaan ten laste van een budget voor zover de beschikbare middelen hiervoor toereikend zijn. Indien de beschikbaar gestelde middelen niet toereikend zijn, kan de budgethouder aan het college een voorstel doen tot verruiming van de beschikbaar gestelde middelen. Uit een dergelijk voorstel dient uitdrukkelijk te blijken dat het aangaan van financiële verplichtingen noodzakelijk is voor realisatie van de resultaatverplichting en dat vast is komen te staan dat niet op andere wijze in de dekking van de uitgaven kan worden voorzien. Verplichtingen mogen vervolgens niet eerder worden aangegaan dan nadat het college besloten heeft tot budgetverruiming.
De budgethouder mag binnen een budget kostensoorten van de volgende categorieën onderling compenseren: 3.1 (grond); 3.2 (duurzame goederen); 3.3 (pachten); 3.8 (overige goederen en diensten); met uitzondering van de kostensoorten die betrekking hebben op energiekosten. Onderling compenseren is de budgethouder enkel toegestaan mits het totale budget van deze categorieën binnen het product niet wordt overschreden en voorzover voor de desbetreffende categorieën geen andere (centraal) budgethouder is aangewezen.
De budgethouder handelt volgens de door het college en de directie vastgestelde kaders, zoals de procedure inkoop en aanbesteding, afspraken over de jaarlijkse planning- en controlcyclus, bepalingen over de inrichting van de financiële administratie en het gebruik van de verplichtingenadministratie.
De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane bestedingen en nog lopende verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang daarvan bekend is.
Voor het vastleggen van verplichtingen, zoals genoemd in lid 1g, wordt de module inkoop- en aanbesteding en/of de financiële applicatie benut. Budgethouders leggen vanaf € 5.000 verplichtingen vast.
De budgethouder rapporteert over de realisatie van de budgetten en legt hierover verantwoording af volgens de afspraken in het kader van de door het college vastgestelde planning- en controlcyclus.
Na codering van een verplichting en/of factuur wordt deze door de budgethouder geautoriseerd. De functie van budgethouder is onverenigbaar met die van het coderen van verplichtingen en/of facturen.
Voor het betaalbaar stellen van facturen zijn in de financiële administratie twee rollen benoemd. De rol voor het coderen van de factuur en de rol van het autoriseren van de factuur. Degene die de factuur codeert tekent er daarmee tevens voor dat de prestatie is geleverd. De budgethouder is degene die de factuur autoriseert voor betaling.
Artikel 3
Verantwoordelijkheden budgethouder
Onderdeel van Budgethoudersregeling gemeente Terneuzen 2019