Het is niet altijd mogelijk om volgens planning activiteiten te verrichten waarvoor budget beschikbaar is gesteld. Dit beïnvloedt in positieve zin het rekeningresultaat waarmee het budget komt te vervallen. Het is van belang om in een aantal gevallen de mogelijkheid te hebben om budget van het ene naar het andere jaar over te hevelen, zodat beschikbaar budget alsnog kan worden ingezet waarvoor het is bedoeld. Deze budgetoverheveling moet helder en soepel zonder veel administratieve handelingen kunnen plaatsvinden. Onder de volgende voorwaarden kan incidenteel budget worden overgeheveld:
Er is sprake van een nader toe te lichten beleidsinhoudelijke noodzaak om de middelen te behouden voor uitvoering van de prestatie in het nieuwe begrotingsjaar of er is sprake dat bij achterwege blijven van budgetoverheveling er een significante achterstandssituatie in de oorspronkelijk voorgenomen uitvoering ontstaat.
Het over te hevelen budget bedraagt minimaal € 10.000.
Het moet gaan om voorziene activiteiten.
De prestatie moet in het volgende dienstjaar worden verricht. Het over te hevelen budget wordt dus in het volgende jaar besteed, waarbij de voortgang van de reguliere werkzaamheden/activiteiten door de overheveling geen stagnatie mag ondervinden.
Uit de administratie moet duidelijk zijn dat het om een afzonderlijk budget gaat dat bestemd is voor een aangewezen doel of activiteit (kortom het incidentele budget mag niet verweven zijn in een regulier budget).
Er zijn in het nieuwe jaar niet al middelen beschikbaar om deze prestatie uit te voeren (financiële noodzaak). Budgetoverheveling is dus primair bedoeld voor het opnieuw beschikbaar stellen van middelen die over het jaar heenlopen om de afgesproken prestatie te realiseren.
Het bedrag dat kan worden overgeheveld is maximaal het verschil tussen het voor die activiteit begrote bedrag en de werkelijke uitgaven in het betreffende jaar.
De middelen kunnen slechts één keer worden overgeheveld. Indien de situatie in het daaropvolgende jaar nog steeds ongewijzigd is, dan vallen de budgetten alsnog vrij ten gunste van de algemene reserve.
Verzoeken tot budgetoverheveling moeten worden ingediend conform jaarkalender P&C (i.i.g. vooruitlopend op de aanlevering van de analyse van budgetten door de budgethouder in het kader van de jaarrekening). In het verzoek tot overheveling van restant budgetten dient:
te worden aangegeven voor welk doel deze bestemd waren
gemotiveerd te worden waarom deze niet besteed zijn in het jaar en
te worden aangegeven wanneer besteding voor dit doel zal plaatsvinden.
Het college beslist over de verzoeken en stelt het betreffende raadsvoorstel vast. De voorstellen worden gebundeld bij het college aangeleverd, want het is van belang dat het college op basis van een geïntegreerd advies op de diverse voorstellen tot budgetoverheveling beslist.
De raad beslist hierop in het begin van het nieuwe jaar en stelt de daarbij horende begrotingswijziging vast zodat de uitvoering van activiteiten door kan gaan.
Hoofdstuk 3
Artikel 5
Budgetoverheveling (van een begrotingsjaar naar ander begrotingsjaar)
Onderdeel van Uitvoeringsregels financiën gemeente Laarbeek 2019