De gemeente heeft voor de aanvrager een eenvoudige, eenduidige procedure voor evenementen. De aanvrager heeft een vast aanspreekpunt: de evenementencoördinator. Zodoende kan de aanvrager op één locatie terecht voor alle noodzakelijke beschikkingen.
De aanvrager kan de aanvraag digitaal of in papieren vorm indienen en is voorzien van alle benodigde gegevens, zoals een draaiboek en een plattegrond. Daarnaast wordt rekening gehouden met de aard van het evenement en de risico- en geluidcategorie waarbinnen het evenement valt. Voor een A-, B- of C-evenement kunnen aanvullende stukken worden gevraagd, zoals een:
calamiteitenplan;
veiligheidsplan;
vervoersplan (bebording, eventueel omleidingsplan, plattegronden);
beveiligingsplan;
geluidsplan;
certificaten voor tenten of andere constructies zoals tribunes, podia e.d.
De evenementencoördinator heeft direct contact met alle interne en externe partijen die een rol spelen bij de aanvraag. Dit zijn in ieder geval de volgende partijen:
Politie
Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) – milieu en geluid
Veiligheidsregio Utrecht (VRU) waaronder de Geneeskundig Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR)
Medewerker Openbare orde en Veiligheid
Organisator van het evenement
Ook binnen de gemeente zijn diverse afdelingen betrokken: Dienstverlening, Ruimte, waaronder geluid, verkeer en planologie, afdeling Realisatie voor beheer openbare ruimte en de afdeling Samenleving voor subsidies en veiligheid. Deze partijen kunnen naast een adviserende rol eventueel een faciliterende of ondersteunende rol hebben.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.1