Er is met een groot aantal partijen die betrokken zijn bij het organiseren en/of houden van evenementen overleg gevoerd. Gestart is met een overleg met de vertegenwoordigers van Koninklijke Horeca Nederland, afdeling Soest-Baan, op woensdagochtend 8 maart 2017. Dit overleg is samengevat in bijlage A1.
Op dinsdagavond 18 april 2017 is er een bijeenkomst georganiseerd waarbij de kernpunten voor het nieuwe beleid aan ongeveer 15 organisatoren van evenementen zijn gepresenteerd. Ook is ingegaan op de rollen van de gemeente bij evenementen: als faciliterende partij en als partij die verantwoordelijk is voor openbare orde en veiligheid en bescherming van het leefklimaat in de gemeente. De deelnemers hebben die avond meegedacht over zaken die zij graag terug willen zien of juist niet willen zien in het beleid en de dienstverlening. De suggesties en ideeën zijn in een uitvoerig overzicht (bijlage A2) opgenomen. In dit overzicht is ook aangegeven of de inbreng is meegenomen in dit beleid.
De tweede participatieronde bestond uit één inloopavond die op dinsdag 28 november jl. heeft plaatsgevonden. Tijdens deze avond hadden belangstellende inwoners, organisatoren en omwonenden de gelegenheid met vertegenwoordigers van de gemeente het gesprek aan te gaan over de voorstellen met de aantallen, de soorten evenementen per locatie en de spelregels met betrekking tot de geluidproductie. Deze voorstellen hebben de vorm van leaflets en zijn voorafgaande aan de participatieronde op de website van de gemeente gepubliceerd. Ook via sociale media is veel aandacht besteed aan deze participatieronde. Op deze wijze manier kon men zich vooraf een goed beeld vormen van wat per locatie/gebied mag en niet mag.
Tijdens de inloopavond waren slechts 3 organisatoren aanwezig. Naast uitleg over de spelregels per locaties vroeg één organisator om ook het Kerkplein in Soest aan de lijst van evenementenlocaties toe te voegen. Dit, in verband met zijn wens dit plein te betrekken bij de viering van Koningsdag. Verder is de tijdens de inloopavond op verzoek van enkele omwonenden uitleg gegeven over de spelregels voor evenementen op sportvelden.
Met het midden- en kleinbedrijf, met name detailhandel en horeca, is op 9 april 2018 en op 9 juli 2018 overlegd over met name de kernpunten van het beleid. Het verslag van het overleg vormt een bijlage bij deze nota (bijlage A3).
Tenslotte zijn op 10 september 2018 de hoofdlijnen van het beleid toegelicht aan de vertegenwoordigers van Koninklijke Horeca Nederland, afdeling Soest-Baarn.
Hoofdstuk 1
Artikel 1.6