BI-MVS is het regionale inkoopbureau voor de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen, Schiedam en StroomopwaartsMVS. Stroomopwaarts voert namens de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam de participatiewet uit.
BI-MVS is verantwoording verschuldigd aan de directies bedrijfsvoering en de drie gemeentesecretarissen van de Gemeenten die deelnemen aan de inkoopsamenwerkingen. BI-MVS ontleent haar bestaansrecht aan de doelstellingen die reden voor de Gemeenten zijn geweest om deze entiteit op te richten, te weten:
Het door gezamenlijke Inkoop realiseren van kwaliteitsvoordelen, waardoor met name de rechtmatigheid van inkopen wordt gewaarborgd.
Het reduceren van risico’s tijdens het aanbesteden en contracteren, door bundeling van expertise, ook op juridisch terrein.
Het verminderen van de kwetsbaarheid op personeel niveau door meer uitwisseling en schaalvergroting, waarmee continuïteit van de dienstverlening kan worden gewaarborgd.
Het door bundeling van krachten realiseren van een groter inkoopvolume waardoor prijs- en of kwaliteitsvoordelen ontstaan.
Het door samenwerking vergroten van expertise op het gebied van gezamenlijke Inkoop bij partijen, waardoor minder een beroep gedaan hoeft te worden op externe deskundigheid.
BI-MVS werkt volgens de inkooporganisatievorm van gecoördineerde Inkoop en heeft een controlerende en adviserende rol bij Nationale en Europese openbare en niet openbare aanbestedingen. Vragen die betrekking hebben op een onderhandse (meervoudig en enkelvoudige) aanbesteding kunnen bij de twee inkopers (leden van de Inkoopcommunity) gesteld worden. Voor vragen over afwijken of interpretatie van het inkoopbeleid, MVI, Contractmanagement en innovatieve aanbestedingen/inkooptrajecten kan BI-MVS rechtstreeks worden geraadpleegd.
De Inkoopcommunity
Vanaf juli 2015 is de Inkoopcommunity actief. De Inkoopcommunity is opgericht om inkopen binnen de Gemeente te professionaliseren en kanaliseren. De Inkoopcommunity bestaat uit leden die een inkoopopleiding hebben gevolgd en/of affiniteit hebben met dit onderwerp en daarvoor aanspreekpunt zijn binnen hun team/domein. De Inkoopcommunity komt op regelmatige basis bij elkaar voor overleg. Het overleg wordt gebruikt om de voortgang van actuele projecten met elkaar te delen en kennis uit te wisselen over specifieke Inkoop en aanbestedings onderwerpen. Een ander belangrijk doel is het aan de organisatie geven van inkooptrainingen en –workshops via de Schiedam Campus.
Alle enkelvoudig en meervoudig onderhandse inkopen vanaf € 35.000, - dienen middels een ingevuld Inkoopstartformulier bij een lid van de Inkoopcommunity ingediend te worden. De indiener vermeldt de inkoopwaarde, welke inkoopprocedure ze willen volgen en waarom. De Inkoopcommunity beoordeelt de gegevens op het formulier, geeft hierop akkoord of een aanvullend dan wel gewijzigd advies.
Administratieve verplichting
De Gemeente Schiedam heeft een verplichtingenmodule (Negometrix) aangeschaft ter uitbreiding van het huidige financieel administratiesysteem. Bij elke Inkoop boven € 1.000 moet deze module verplicht gebruikt worden. Door gebruik van deze module is de verplichting direct vastgelegd en wordt de inkoopadministratie en facturatie geoptimaliseerd.
De administratieve verplichting houdt in dat er van elke aankoop een compleet dossier is. Door het nalezen van het inkoopdossier moeten alle stappen in het inkoopproces en de beslissingen die eraan vooraf zijn gegaan te herleiden en te begrijpen zijn.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2